Cara Membatalkan Penerimaan yang Salah (Batalkan Penerimaan)
Panduan SPV / Manager membatalkan (void) sebuah penerimaan barang yang salah di MBS Food Cost — lewat halaman Pengadaan (PO) → tab Riwayat / Batal. Pembatalan mengembalikan STOK dan BIAYA (COGS) ke kondisi sebelum penerimaan dengan cara membuat catatan pembalik (reversal), BUKAN menghapus catatan lama. Status PO turun otomatis (RECEIVED → PARTIAL/SENT), dan penerimaan yang benar dicatat ulang lewat tab Terima. Hanya Manager ke atas yang boleh; setiap pembatalan tercatat di audit.
Halaman Pengadaan (PO) → tab Riwayat / Batal (menu Inventori & Analitik → Pengadaan (PO)) adalah tempat Anda membatalkan penerimaan barang yang salah — misalnya jumlah atau harga yang dicatat Tim Warung ternyata keliru. Anda pilih PO-nya, lihat daftar penerimaan yang pernah dicatat, lalu batalkan yang salah. Setelah itu, penerimaan yang benar dicatat ulang lewat tab Terima.
Yang paling penting untuk dipahami: membatalkan penerimaan TIDAK menghapus catatan lama. Aplikasi membuat catatan pembalik yang mengembalikan stok dan biaya bahan (COGS) persis ke kondisi sebelum penerimaan itu — seolah-olah tidak pernah terjadi, tapi jejaknya tetap utuh untuk audit. Lalu Anda catat ulang yang benar di tab Terima. Ini cara membetulkan penerimaan: batalkan → catat ulang, bukan mengedit angka lama.
🎓 Pahami dulu: kenapa 'batalkan + catat ulang', bukan 'edit'
Analogi sederhana
Bayangkan buku kas yang ditulis pakai pulpen, bukan pensil. Kalau ada baris yang salah, Anda tidak boleh menghapusnya (nanti tidak ketahuan apa yang pernah terjadi). Yang benar: Anda menulis baris baru yang membalik baris salah itu (mis. "−Rp250.000 koreksi"), lalu menulis baris yang benar. Saldo akhirnya betul, dan semua langkah tetap terlihat.
"Batalkan Penerimaan" bekerja begitu: ia menambah catatan pembalik (stok −, biaya −) yang menetralkan penerimaan salah, bukan menghapusnya. Penerimaan yang asli tetap ada sebagai sejarah.
Cara kerjanya: batalkan lalu catat ulang
Membatalkan satu penerimaan melakukan tiga hal sekaligus, otomatis:
- Stok dikembalikan — barang yang tadi masuk dikurangi lagi (lewat catatan pembalik).
- Biaya (COGS) dikembalikan — rupiah penerimaan itu keluar lagi dari biaya bahan, persis sebesar yang tadi masuk. Food cost kembali seperti sebelum penerimaan salah.
- Status PO turun — PO yang tadi RECEIVED (diterima penuh) kembali jadi PARTIAL (diterima sebagian, kalau ada penerimaan lain yang masih sah) atau SENT (kalau tidak ada lagi barang yang diterima). PO siap diterima ulang.
Kenapa harus Manager?
Mencatat penerimaan adalah tugas Tim Warung (staff). Tapi membatalkan penerimaan menyentuh biaya — jadi sengaja dibatasi untuk Manager ke atas. Karena itu, tab Riwayat / Batal hanya muncul untuk Manager/Admin/Owner; Tim Warung tidak melihatnya. Setiap pembatalan juga tercatat di Audit Log (siapa, kapan, PO mana).
Sekali batal, tidak bisa dibatalkan lagi
Setelah sebuah penerimaan dibatalkan, ia hilang dari daftar dan tidak bisa dibatalkan dua kali. Kalau ternyata pembatalan itu sendiri yang keliru, jalannya adalah catat ulang penerimaan yang benar lewat tab Terima (membuat penerimaan baru) — bukan "membatalkan pembatalan".
Kenapa penting?
Penerimaan yang salah membuat food cost ikut salah (biaya bahan jadi terlalu besar atau terlalu kecil). Membatalkannya dengan benar — pembalik, bukan hapus — menjaga laporan tetap akurat dan jejak audit tetap lengkap. Lalu catat ulang yang benar supaya biaya tercatat sekali dengan angka nota yang asli.
Membatalkan satu penerimaan
Buka tab Riwayat / Batal
Dari menu kiri pilih Pengadaan (PO), lalu klik tab Riwayat / Batal. Anda akan melihat judul 🔁 Batalkan Penerimaan. (Kalau tab ini tidak muncul, berarti peran Anda belum Manager untuk outlet itu — pembatalan memang khusus Manager ke atas.)
Pilih PO yang penerimaannya salah
Buka Pilih PO dan pilih PO yang penerimaannya mau dibatalkan (mis. PO-202606-0001 · Sayur Segar Rungkut · 2026-06-03 (sebagian)). Yang muncul hanya PO yang sudah pernah menerima barang (status PARTIAL atau RECEIVED).
Di bawahnya muncul daftar penerimaan PO itu — satu kartu per penerimaan, lengkap dengan tanggal, jumlah barang, dan total Rp. Kalau tertulis "Tidak ada penerimaan yang bisa dibatalkan untuk PO ini", artinya semua penerimaannya sudah dibatalkan (atau belum ada).
Tekan "Batalkan penerimaan ini" pada penerimaan yang salah
Pada kartu penerimaan yang salah, tekan tombol:
Periksa lalu konfirmasi
Muncul kotak peringatan kuning, mis. "Yakin batalkan penerimaan 2026-06-27 (1 barang, Rp250.000)? Tindakan ini tercatat di audit dan tidak bisa dibatalkan." Baca dulu tanggal dan totalnya — pastikan benar penerimaan ini yang salah. Lalu tekan tombol merah "Ya, batalkan penerimaan …". Kalau ragu, tekan Batal.
Muncul pesan hijau "Penerimaan 2026-06-27 dibatalkan — stok & biaya dikembalikan. Catat ulang penerimaan yang benar di tab Terima." Penerimaan tadi hilang dari daftar, dan status PO turun otomatis (RECEIVED → PARTIAL/SENT).
Mencatat ulang penerimaan yang benar
Setelah dibatalkan, PO kembali bisa diterima. Buka tab Terima dan catat penerimaan yang benar seperti biasa (lihat Cara Menerima Barang) — ini penerimaan baru, jadi catat jumlah dan harga nota yang betul. Aplikasi memperlakukannya sebagai penerimaan baru yang sah; biaya tercatat sekali dengan angka yang benar.
Urutannya selalu: batalkan dulu, baru catat ulang. Jangan mencatat penerimaan yang benar tanpa membatalkan yang salah — nanti biayanya dobel. Batalkan menghapus efek yang salah; Terima menambah yang benar.
Sesudah pembatalan
- Stok dan biaya bahan (COGS) kembali ke kondisi sebelum penerimaan yang salah.
- Status PO turun otomatis: RECEIVED → PARTIAL (kalau masih ada penerimaan lain yang sah) atau RECEIVED → SENT (kalau tidak ada lagi barang yang diterima).
- Penerimaan asli tetap tersimpan sebagai sejarah (pembatalan = catatan pembalik, bukan hapus); pembatalannya tercatat di Audit Log.
- Penerimaan yang benar dicatat ulang lewat tab Terima — sebagai penerimaan baru.
Cara Membaca Rekonsiliasi Pengadaan
Panduan SPV / Manager & Keuangan membaca halaman Rekonsiliasi Pengadaan di MBS Food Cost — menyandingkan belanja lewat PO (PO-diterima) dengan pembelian langsung (Pembelian-langsung) per vendor & periode, lalu MENANDAI 🚩 dugaan pencatatan ganda (bahan yang sama tercatat DUA kali: sekali dari PO, sekali dari pembelian langsung, dalam rentang waktu & jumlah yang mirip) untuk ditinjau MANUAL. Memahami aturan 'satu baris satu penulis', kenapa kolom PO-diterima masih kosong (—) sebelum modul PO (Epic 05) aktif, arti panel 'Kelengkapan PO', label '(tanpa vendor)', dan kenapa halaman ini SENGAJA tidak menyentuh persentase Food Cost — ia hanya MEMBACA & MENANDAI, tidak pernah menggabung, menghapus, atau menghitung ulang. Hanya bisa dibaca Manager ke atas.
Mengelola Karyawan & Level Upah
Cara mendaftarkan karyawan warung, mengatur level upah (tarif harian & lembur), dan mengundang akun Layanan Mandiri mereka di MBS Food Cost.