Membereskan Absensi (Anomali & Koreksi) + Riwayat per Outlet

Menu Kelola Absensi (grup Karyawan & Payroll) punya tiga tab: Lembur (persetujuan lembur), Anomali (daftar pekerjaan untuk membereskan absensi yang kurang beres), dan Riwayat (grid sebulan penuh per outlet). Di bagian atas halaman ada dua pilihan — Outlet dan Periode — yang menentukan data outlet & bulan mana yang ditampilkan tab Anomali dan Riwayat (tab Lembur selalu menampilkan semua outlet yang Anda kelola, karena antreannya lintas outlet).

Tab Anomali adalah daftar pekerjaan: sistem mengumpulkan setiap absen yang perlu perhatian Anda (belum absen pulang, di luar radius, terlambat, atau terjadwal tapi tidak absen), lalu Anda tuntaskan satu per satu supaya catatan absensi bersih dan bisa dipercaya saat gaji dihitung.

Navigasi cepat

• Pahami dulu: kenapa absensi harus dibereskan sebelum gajian — model berpikirnya
• Membaca daftar anomali — apa arti tiap jenis
• Mengisi jam pulang yang terlewat — "Belum absen pulang"
• Mengakui penanda di luar radius — "Di luar radius"
• Menandai absen (izin/sakit/cuti/alpa) — "Terjadwal tanpa absen" & lainnya
• Mengoreksi jam atau jenis absen — Override
• Kalau koreksi ditolak: "payroll sudah final" — periode sudah terkunci
• Melihat Riwayat Absensi sebulan — grid per outlet, per hari

🎓 Pahami dulu: kenapa absensi harus dibereskan sebelum gajian

Analogi sederhana

Bayangkan absensi seperti buku kehadiran yang diisi sepanjang bulan. Kadang ada halaman yang belum lengkap: seseorang absen masuk tapi lupa absen pulang, atau absennya tercatat "di luar radius", atau ada yang dijadwalkan kerja tapi tidak ada catatan absennya sama sekali. Kalau buku itu dibawa ke bagian gaji dalam keadaan berantakan, gajinya bisa salah hitung.

Tab Anomali adalah daftar halaman yang belum beres. Tugas Anda: membereskannya satu per satu, sampai daftarnya kosong.

Kenapa harus SEBELUM gajian, bukan pas gajian?

Karena kalau baru ketahuan pas menghitung gaji, sudah terlambat — Anda terpaksa menebak atau menunda pembayaran. Membereskannya lebih awal berarti tidak ada kejutan di hari gajian: setiap hari kerja sudah jelas statusnya (hadir penuh, izin, sakit, cuti, atau alpa).

Bagaimana semuanya tersambung

Anomali munculSistem menandai absen yang kurang beres

Anda bereskanIsi jam pulang, akui, atau tandai absen

Baris hilangAbsen jadi bersih, keluar dari daftar

Gaji dihitungDari catatan absensi yang sudah bersih

Membereskan absensi di sini tidak langsung menghitung gaji — ia menyiapkan data supaya perhitungan gaji nanti benar. Selama koreksi Anda, catatan asli tidak dihapus: setiap perbaikan Anda tercatat sebagai "dikoreksi manajer" (jejaknya tersimpan), dan penanda asli seperti "di luar radius" tetap ada meski sudah Anda akui.

Yang perlu diingat

• Anda hanya melihat anomali dari outlet yang Anda kelola.
• Setiap koreksi wajib menyertakan alasan / catatan — itu jejak kenapa Anda mengubahnya.
• Koreksi manajer tidak perlu foto — justru tidak adanya foto + tanda "dikoreksi manajer"-lah penanda kejujurannya.
• Membereskan absensi tidak menyentuh angka Food Cost sama sekali. Biaya tenaga kerja baru masuk uang saat pos gaji (Opex) dicatat, bukan di sini.

Sumber belajar: arti "geofence", "outlet", "shift", dan "atribusi" ada di Istilah Penting.

Membaca daftar anomali

Buka Kelola Absensi → tab Anomali. Di atas tabel ada empat penghitung yang meringkas berapa banyak tiap jenis anomali bulan ini. Tabelnya bisa dicari (nama / outlet), diurutkan (tanggal / jenis), dan dihalaman-kan kalau panjang.

Empat jenis anomali dan cara membereskannya:

Kolom Keterangan menjelaskan tiap baris (mis. "Terlambat (jadwal 08:00)"), dan di kanan tiap baris ada tombol aksi sesuai jenisnya.

Mengisi jam pulang yang terlewat

Untuk baris Belum absen pulang — karyawan absen masuk tapi lupa absen pulang.

Mengakui penanda di luar radius

Untuk baris Di luar radius — absen sah, tapi tercatat di luar area outlet (mis. karyawan sedang beli gas di luar). Anda mengakui bahwa itu wajar.

Menandai absen

Untuk baris Terjadwal tanpa absen (dijadwalkan tapi tidak absen), atau kapan pun Anda perlu mencatat izin / sakit / cuti / alpa seorang karyawan.

Mengoreksi jam atau jenis absen

Kalau sebuah absen sudah ada tapi salah — jamnya keliru, atau jenisnya harus diubah (mis. yang tercatat "hadir" ternyata "izin") — pakai Override.

Kalau koreksi ditolak: "payroll sudah final"

Kadang koreksi Anda ditolak dengan pesan merah seperti ini:

Periode payroll untuk karyawan ini sudah final. Batalkan (void) payroll-nya dulu untuk mengoreksi absensi.

Ini bukan error. Artinya: bagian Keuangan sudah menghitung dan membekukan gaji karyawan itu untuk bulan tersebut. Angka gajinya diambil dari absensi yang sedang Anda coba ubah — jadi absensinya dikunci supaya catatan gaji dan catatan absensi tidak jadi berbeda.

Yang harus Anda lakukan: hubungi Keuangan / Admin / Owner dan minta mereka membatalkan (void) payroll bulan itu. Setelah dibatalkan, absensi terbuka lagi dan koreksi Anda bisa disimpan — lalu mereka menghitung ulang payroll-nya.

Pelajaran: inilah kenapa daftar anomali harus tuntas sebelum gajian. Setelah payroll final, koreksi jadi jauh lebih repot.

Melihat Riwayat Absensi sebulan

Tab Riwayat menampilkan satu outlet, satu bulan penuh dalam satu layar: satu baris per karyawan, satu kolom per tanggal. Berbeda dari tab Anomali (daftar pekerjaan yang perlu dibereskan), tab Riwayat murni untuk melihat — tidak ada yang perlu Anda kerjakan di sini, hanya dibaca.

Gunanya: melihat pola sebulan sekaligus — siapa yang sering alpa, tanggal mana yang sepi kehadiran, atau di mana anomali menumpuk — tanpa menggulir catatan harian satu-satu.

Mengganti outlet & bulan yang ditampilkan

Di atas ketiga tab ada dua pilihan: Outlet dan Periode. Ganti salah satunya untuk melihat outlet atau bulan lain — tab Anomali dan Riwayat langsung mengikuti pilihan ini (tab Lembur tidak berubah, karena selalu menampilkan semua outlet).

Membaca satu kotak (sel) di grid

Tiap kotak di grid punya salah satu dari tujuh keadaan berikut, ditandai satu huruf dan satu warna (warna dipilih supaya tetap jelas dibedakan meski buta warna — jadi selalu ada huruf/label, bukan warna saja):

Sebuah kotak kosong (—) juga bisa berarti karyawan itu belum/tidak lagi bertugas di outlet ini pada tanggal tersebut (mis. baru pindah outlet pertengahan bulan) — keterangan saat disentuh membedakan keduanya.

Kolom paling kanan (Hadir) menjumlahkan hari hadir karyawan itu sebulan (termasuk yang bertanda ! — tetap dihitung hadir, karena orangnya tetap masuk kerja). Baris paling bawah (Jumlah hadir) menjumlahkan berapa orang hadir tiap tanggal.

Melihat detail satu hari

Klik kotak mana pun yang ada isinya (bukan —) untuk membuka jendela Detail Absensi: nama, tanggal, status, jam masuk/pulang, penanda geofence (kalau ada), dan tanda dikoreksi manajer kalau baris itu hasil koreksi Anda sendiri. Jendela ini hanya untuk dibaca — tidak ada yang bisa diubah dari sini; kalau perlu koreksi, kembali ke tab Anomali atau pakai Override.

Kotak yang kosong (—) tidak bisa diklik — tidak ada apa-apa untuk dilihat di hari itu.