Cara Membaca Rekonsiliasi Stok

Halaman Rekonsiliasi Stok (menu Inventori & Analitik → Rekonsiliasi Stok) menjawab satu pertanyaan: "stok yang SEHARUSNYA ada, cocok tidak dengan stok yang BENAR-BENAR ada?" Ia membandingkan teoretis (hasil hitungan catatan) dengan aktual (hasil hitung fisik / opname) di antara dua tanggal opname — lalu menunjukkan selisihnya (varians) per bahan, supaya Anda tahu di mana stok bocor, hilang, atau terlalu boros.

Navigasi cepat

• Pahami dulu: teoretis vs aktual — kenapa dua angka ini bisa beda, dan apa artinya.
• Kenapa butuh DUA opname — opname awal & opname akhir sebagai titik mulai dan titik akhir.
• Memilih warung & rentang — pilih outlet + Tgl Awal dan Tgl Akhir.
• Membaca tabel & kolom — arti tiap kolom: Stok Awal, Belanja, BOM, Teoretis, Aktual, Varians.
• Banding varians: 🟢 🟡 🔴 — kapan selisih masih wajar, kapan harus diselidiki.
• Baris ⚠ "perlu opname awal" — bahan yang belum dihitung di awal.
• Kenapa Nilai kadang kosong (—) — bukan Rp0, tapi "belum bisa dihitung".
• Bukan angka Food Cost — koreksi di sini tidak mengubah persentase Food Cost.
• Catatan akses.

Baru pertama kali? Baca dari atas. Sudah paham? Loncat ke Banding varians — di situlah keputusan sehari-hari diambil.

🎓 Pahami dulu: teoretis vs aktual

Analogi sederhana

Bayangkan rekening tabungan. Di awal bulan Anda hitung isinya: Rp100 (itu stok awal — hasil opname awal). Selama sebulan ada setoran (Anda beli bahan) dan penarikan (bahan terpakai untuk masakan). Dari catatan itu, sistem bisa menebak saldo akhir: "harusnya tinggal Rp119" — inilah teoretis. Lalu di akhir bulan Anda hitung ulang fisiknya (opname akhir): ternyata cuma Rp90 — inilah aktual.

Selisih Rp29 yang hilang itulah varians. Rekonsiliasi mencari selisih ini untuk setiap bahan — karena selisih = sinyal ada yang bocor, terbuang, dicuri, atau salah catat.

Cara kerjanya: dari awal ke teoretis ke varians

Stok AwalHasil opname di Tgl Awal

+ Belanja − PemakaianPembelian & resep (BOM) di rentang

TeoretisYang SEHARUSNYA ada menurut catatan

VariansAktual (opname akhir) − Teoretis

Rumusnya (apa adanya, sama seperti hitungan sistem):

Teoretis = Stok Awal + Belanja − Pemakaian (BOM) ± Penyesuaian

Varians = Aktual − Teoretis

Varians negatif (mis. −29, ditandai merah) = stok kurang dari yang seharusnya → kebocoran / terbuang / over-porsi / pencurian. Varians positif = stok lebih → kemungkinan salah catat, atau bahan ketemu lagi. Rekonsiliasi tidak mengubah apa pun — ia hanya membaca dan membandingkan catatan yang sudah ada.

Kenapa penting?

Tanpa rekonsiliasi, kebocoran stok tidak kelihatan — Food Cost bisa terlihat "normal" padahal bahan diam-diam hilang. Rekonsiliasi membandingkan hitungan vs kenyataan, jadi Anda bisa menemukan bahan mana yang sering hilang dan menyelidiki penyebabnya (porsi kebesaran? terbuang? pencurian? salah resep?) sebelum kerugiannya menumpuk.

Sumber belajar

• Inventory shrinkage / penyusutan stok (Investopedia, Inggris)
• Inventory reconciliation (AccountingTools, Inggris)

Butuh dua opname

Rekonsiliasi membandingkan dua hitungan fisik, jadi ia butuh DUA tanggal opname di rentang yang dipilih:

• Opname Awal (Tgl Awal) — titik mulai. Hasil hitung fisik di tanggal ini jadi Stok Awal.
• Opname Akhir (Tgl Akhir) — titik akhir. Hasil hitung fisik di tanggal ini jadi Aktual (yang dibandingkan dengan teoretis).

Kalau outlet belum punya dua tanggal opname, halaman menampilkan pesan "Butuh dua opname" — bukan error, hanya belum bisa dihitung. Lakukan opname stok di awal dan akhir periode dulu.

Pergerakan yang dihitung adalah yang terjadi sesudah Tgl Awal sampai dengan Tgl Akhir — opname awal jadi titik nol, opname akhir jadi pembanding.

Memilih rentang

Di atas tabel ada tiga pilihan: Warung, Tgl Awal (opname), dan Tgl Akhir (opname). Pilih outletnya, lalu pilih dua tanggal opname (sistem otomatis memilih dua opname terakhir — yang terbaru jadi Tgl Akhir, sebelumnya jadi Tgl Awal). Daftar tanggal hanya berisi tanggal yang benar-benar ada opname-nya, jadi Anda tidak bisa salah memilih tanggal kosong.

Membaca tabel & kolom

Satu baris = satu bahan yang dihitung di opname akhir. Di bawah tabel ada baris TOTAL VARIANS NILAI (jumlah rupiah semua selisih) dan satu ringkasan ("3 item · 1 🔴 · 1 ⚠ tanpa opname awal · total varians …").

Arti tiap kolom:

• Item — nama bahan + kode (mis. RM026).
• Kategori — jenis bahan (Food, Minuman, …).
• Stok Awal — sisa hasil opname awal (di Tgl Awal). Inilah titik mulai.
• Belanja — total bahan masuk dari pembelian selama rentang.
• BOM — total bahan keluar karena terjual lewat resep (Bill of Materials).
• Penyesuaian — koreksi tambah/kurang lain (penyesuaian stok, transfer).
• Teoretis — Stok Awal + Belanja − BOM ± Penyesuaian = yang seharusnya ada.
• Aktual — sisa hasil opname akhir (di Tgl Akhir). Inilah kenyataan fisik.
• Varians Qty — Aktual − Teoretis. Negatif (merah) = kurang; positif = lebih.
• Avg Cost — harga rata-rata per satuan. Lihat kenapa kadang kosong.
• Varians Nilai — Varians Qty × Avg Cost = nilai rupiah selisihnya.
• Status — banding varians; lihat di bawah.

Banding varians

Status membandingkan seberapa besar selisih relatif terhadap teoretis (varians ÷ teoretis), supaya selisih kecil yang wajar tidak ikut menghebohkan:

• 🟢 wajar — selisih ≤ 5%. Masih dalam batas normal, tidak perlu tindakan.
• 🟡 perhatikan — selisih antara 5% dan 15%. Mulai mencurigakan — pantau.
• 🔴 selidiki — selisih lebih dari 15%. Terlalu besar — selidiki penyebabnya (porsi kebesaran, terbuang, salah resep, atau pencurian).

Banding hanyalah tanda baca cepat — ia tidak mengubah angka varians sama sekali. Bahan dengan teoretis 0 tapi ada selisih ditandai tak terhitung (persen tidak bisa dihitung), bukan 🔴.

Perlu opname awal

Baris bertanda ⚠ perlu opname awal artinya bahan itu dihitung di opname akhir, tapi TIDAK ada di opname awal — jadi tidak ada titik mulai (Stok Awal kosong "—"). Tanpa stok awal, teoretis dan varians tidak bisa dihitung, maka kolomnya dibiarkan kosong (—), bukan diisi nol palsu.

Tindak lanjutnya: pastikan bahan ini ikut dihitung saat opname berikutnya di awal periode, supaya periode depan ia punya pembanding.

Nilai kosong

Kalau Avg Cost dan Varians Nilai menampilkan "—" (garis), itu bukan Rp0 — artinya belum bisa dihitung: bahan itu belum punya catatan pembelian di outlet ini, jadi sistem belum tahu harga belinya. Menampilkan Rp0 akan menyesatkan (seolah selisihnya tak bernilai), maka sengaja ditulis "—". Selisih kuantitasnya (Varians Qty) tetap tampil — hanya nilai rupiahnya yang menunggu ada harga beli.

Bukan Food Cost

Penting: angka di Rekonsiliasi Stok TIDAK ikut menghitung persentase Food Cost di laporan. Food Cost dihitung dari jalur tersendiri (penjualan & resep). Rekonsiliasi berjalan paralel sebagai alat pengawasan & investigasi persediaan — jadi memeriksa atau menemukan selisih di sini tidak akan mengubah persentase Food Cost Anda. Ini alat untuk mengejar kebocoran, bukan untuk mengubah laporan biaya.

Catatan akses

Halaman ini hanya bisa dibaca Manager ke atas (Manager, Keuangan, Admin, Owner). Tim Warung (staff) tidak melihat menu Rekonsiliasi Stok. Outlet yang bisa dipilih dibatasi sesuai cakupan Anda — bila Anda tidak punya cakupan outlet sama sekali, halaman menampilkan "Akses ditolak".