Cara Membuat PO (Pesanan ke Pemasok)

Halaman Pengadaan (PO) (menu Inventori & Analitik → Pengadaan (PO)) adalah tempat Anda membuat pesanan resmi ke satu pemasok — daftar barang, jumlah, dan harga yang akan Anda pesan, lalu terima dan bayar belakangan. Begitu Anda tekan Simpan PO (SUBMITTED), pesanan tersimpan dan menunggu ditinjau admin.

Yang paling penting untuk dipahami: membuat PO bukan mencatat pembelian. Selama statusnya SUBMITTED, PO belum mengurangi kas, belum menambah stok, dan belum masuk hitungan biaya bahan (COGS). Itu baru sekadar rencana pesanan. Barang menjadi biaya nanti, saat benar-benar diterima.

🎓 Pahami dulu: kenapa PO bukan pembelian

Analogi sederhana

Membuat PO seperti menulis daftar belanja dan menyerahkannya ke pemasok — bukan membayar di kasir. Daftar itu belum mengurangi uang di dompet Anda dan belum menambah barang di dapur. Uang berkurang dan barang bertambah nanti, saat barangnya datang. Mencatat Pembelian (menu lain) adalah seperti sudah bayar di kasir — itu langsung jadi biaya. Buat PO belum.

Cara kerjanya: dari pesan sampai bayar

Buat POAnda — tulis pesanan (SUBMITTED)

Kirim PODisetujui & dikirim admin

Terima barangStok & biaya masuk DI SINI

BayarKeuangan membayar

Tugas Anda sebagai Tim Warung adalah langkah pertama saja: menulis pesanan. Mengirim PO ke pemasok dan membayar dilakukan peran lain (admin/Keuangan) — supaya uang selalu terkontrol dan jelas siapa yang melakukannya. Stok dan biaya bahan baru bergerak di langkah "Terima barang", bukan saat Anda menyimpan PO.

Kenapa penting?

Karena PO belum menyentuh biaya, angka food cost warung tidak berubah saat Anda membuat PO — jadi Anda bebas merencanakan pesanan tanpa takut mengacaukan laporan. PO yang rapi juga memudahkan pengecekan nanti: saat barang datang, admin tinggal mencocokkan barang yang diterima dengan PO ini. Setiap PO tercatat di audit dengan nomor seperti PO-202606-0001.

Sumber belajar

• Apa itu purchase order / PO (Investopedia, Inggris)

Membuat satu PO

Tombol Simpan masih mati? Pastikan Warung dan Vendor sudah dipilih, dan ada minimal satu baris di Daftar Barang. PO tanpa baris barang tidak bisa disimpan.

Barang langganan vendor naik ke atas — dan bisa mengisi Vendor otomatis

Begitu Vendor dipilih, daftar Item di baris "tambah barang" otomatis menaruh barang langganan vendor itu di paling atas, masing-masing dengan tanda kecil "Tercatat":

Barang lain tetap muncul di bawahnya dan tetap bisa dipilih — tanda ini cuma memudahkan mencari barang yang biasa dipesan dari vendor itu.

Sebaliknya, kalau Vendor masih kosong dan barisnya masih kosong, memilih Item lebih dulu — dan barang itu punya vendor langganan yang sudah disetel admin — akan mengisi Vendor otomatis (Tempo Bayar ikut terisi). Ini hanya berlaku untuk baris pertama; kalau Anda sudah memilih vendor sendiri, isian otomatis ini tidak menimpa pilihan Anda.

Barang di luar daftar vendor (boleh saja)

Kalau Anda menambah barang yang belum pernah ditautkan ke vendor yang dipilih, muncul catatan biru di bawah daftar:

Itu hanya pemberitahuan, bukan larangan. Barang tetap bisa dipesan dan PO tetap bisa disimpan — pemberitahuan ini sekadar mengingatkan kalau-kalau Anda salah pilih vendor.

Daftar vendor mengikuti outlet. Daftar "vendor yang tertaut" untuk sebuah bahan ditentukan per outlet — cabang yang punya suplier sendiri punya daftarnya sendiri. Karena itu catatan ini bisa muncul di satu outlet tapi hilang di outlet lain untuk bahan & vendor yang sama, dan akan berubah kalau Anda mengganti outlet di bagian atas. (Admin mengatur tautan per outlet di Data Master.)

Biaya Tambahan (ongkos kirim, dll.)

Sama seperti Pembelian, PO juga punya kotak terpisah Biaya Tambahan di bawah Daftar Barang — untuk mencatat ongkos kirim atau biaya lain yang menempel ke pesanan ini, opsional. Caranya sama: isi Kategori biaya (mis. Ongkos Kirim) dan Jumlah, lalu tekan Tambah. Total keseluruhan di bawah menjumlahkan Subtotal PO + semua biaya tambahan.

Beda dengan barang PO — biaya tambahan langsung jadi utang saat PO disimpan, BUKAN menunggu barang diterima. Ingat aturan di atas: barang di PO belum jadi biaya sampai diterima. Biaya tambahan tidak mengikuti aturan itu — begitu Anda tekan Simpan PO, biaya tambahan langsung tercatat sebagai utang belum dibayar (jatuh tempo mengikuti Tempo Bayar vendor di atas), dan langsung muncul di halaman Pembayaran. Biaya tambahan ini juga tidak masuk biaya bahan (food cost) — sama seperti di Pembelian, ia jadi biaya operasional tersendiri.

Setelah PO disimpan

PO yang Anda buat belum mengubah stok maupun biaya. Langkah berikutnya bukan tugas Tim Warung:

• Kirim PO ke pemasok → dilakukan admin/Keuangan.
• Terima barang saat datang → di sinilah stok bertambah dan biaya bahan masuk.
• Bayar → dilakukan Keuangan.

Jadi tugas Anda selesai begitu PO SUBMITTED tersimpan dengan benar.