Cara Membaca Rekonsiliasi Pengadaan

Halaman Rekonsiliasi Pengadaan (menu Inventori & Analitik → Rekonsiliasi Pengadaan) menjawab satu pertanyaan penting: "apakah setiap belanja bahan tercatat TEPAT SEKALI?" Sebuah bahan bisa masuk ke catatan lewat dua jalur — lewat PO (pesanan resmi yang lalu diterima) atau lewat pembelian langsung (beli dadakan tanpa PO). Kalau jalur yang sama tidak sengaja dicatat dua kali, biaya bahan jadi menggelembung dan Food Cost terlihat lebih buruk dari kenyataan. Halaman ini menyandingkan kedua jalur per vendor & periode, lalu menandai 🚩 pasangan yang diduga ganda — supaya Anda bisa memperbaikinya dengan tangan.

Ingat: Rekonsiliasi Pengadaan adalah alat deteksi, bukan alat perbaikan. Ia tidak pernah menggabung, menghapus, atau menghitung ulang catatan apa pun — tanda 🚩 hanyalah saran untuk Anda tinjau. Membuka halaman ini sama amannya dengan membuka buku catatan: tidak mengubah stok, biaya, atau Food Cost.

Navigasi cepat

• Pahami dulu: dua jalur pengadaan & kenapa bisa dobel — apa itu PO vs pembelian langsung, aturan "satu baris satu penulis", & dugaan duplikat.
• Memilih warung & periode — pilih outlet & bulan yang ingin diperiksa.
• Membaca tabel — arti kolom PO-diterima, Pembelian-langsung, Total, & Dugaan duplikat 🚩.
• Kolom PO-diterima masih "—" — kenapa kosong sebelum modul PO (Epic 05) aktif. Baca ini dulu.
• Tanda 🚩 dugaan duplikat — kapan menyala & cara melihat pasangannya.
• Panel "Kelengkapan PO" — placeholder fitur yang aktif nanti.
• Label "(tanpa vendor)" — pembelian yang tidak dicatat vendornya.
• Bukan persentase Food Cost — halaman ini sengaja tanpa angka %.
• Catatan akses.

Baru pertama kali? Baca dari atas. Sudah paham? Loncat ke Kolom PO-diterima masih "—" — itu hal pertama yang akan Anda perhatikan hari ini.

🎓 Pahami dulu: dua jalur pengadaan & kenapa bisa dobel

Analogi sederhana

Bayangkan gudang Anda punya dua pintu masuk untuk bahan:

• Pintu PO — Anda pesan dulu lewat surat pesanan (PO), lalu barang datang & diterima. Catatan biayanya muncul saat barang diterima.
• Pintu pembelian langsung — staf beli dadakan di pasar tanpa PO. Catatan biayanya muncul saat pembelian dicatat.

Masalah muncul kalau karung beras yang sama masuk lewat dua pintu sekaligus — dicatat sekali dari PO dan sekali lagi sebagai pembelian langsung. Biayanya jadi dihitung dua kali. Rekonsiliasi Pengadaan berdiri di antara kedua pintu, mencatat apa yang lewat masing-masing, dan berteriak 🚩 kalau melihat barang yang sama lewat dua-duanya dalam waktu berdekatan.

Aturan emasnya: satu baris, satu penulis

Aplikasi punya satu aturan ketat: setiap baris biaya hanya boleh ditulis oleh SATU jalur. Sebuah penerimaan PO menulis baris "PO-diterima"; sebuah pembelian langsung menulis baris "Pembelian-langsung" — tidak pernah dua-duanya untuk barang yang sama. Aturan ini dijaga saat menulis. Halaman ini bertugas memeriksa hasilnya: kalau ada yang lolos (mis. salah catat manual), ia menemukan dan menandai — tapi tidak memperbaiki sendiri.

Cara kerjanya: dari dua jalur ke satu tanda 🚩

PO diterimaPesan → terima → baris PO-diterima

Pembelian langsungBeli dadakan → baris Pembelian-langsung

SandingkanPer vendor & periode, dua jalur dijejer

Tandai 🚩Bahan sama di KEDUA jalur, waktu & jumlah mirip → dugaan dobel

Tinjau manualAnda cek & perbaiki sendiri

Sebuah pasangan ditandai 🚩 hanya kalau dua syarat terpenuhi sekaligus:

• Waktu berdekatan — kedua catatan dalam rentang ±14 hari (bisa diatur).
• Jumlah mirip — selisih rupiahnya kecil (dalam toleransi yang bisa diatur).

Kalau cuma salah satu yang cocok (mis. jumlah mirip tapi beda 2 bulan), tidak ditandai — supaya tidak terlalu banyak alarm palsu.

Kenapa penting?

Pencatatan ganda membuat biaya bahan terlihat lebih besar dari kenyataan → Food Cost terlihat lebih buruk → Anda bisa salah ambil keputusan (mis. menaikkan harga jual padahal tidak perlu). Menangkap dobel lebih awal menjaga angka tetap jujur.

Sumber belajar

• Apa itu purchase order / PO (Investopedia, Inggris)
• Apa itu rekonsiliasi (Investopedia, Inggris)

Memilih warung

Di atas tabel selalu ada dua pilihan:

• Warung — pilih outlet yang ingin Anda periksa.
• Periode — pilih bulan (mis. 2026-06) yang ingin diperiksa. Daftar bulan diurut dari terbaru ke terlama; secara otomatis bulan terbaru yang dipilih.

Mengganti warung atau periode hanya mengganti tampilan — tidak menulis apa pun.

Membaca tabel

Satu baris = satu vendor di satu periode, merangkum kedua jalur pengadaannya.

Arti tiap kolom:

• Vendor — pemasok. Pembelian yang tidak dicatat vendornya muncul sebagai (tanpa vendor).
• Periode — bulan (yyyy-MM) catatan itu — diambil dari periode yang dibekukan saat pencatatan, jadi catatan mundur-tanggal tetap masuk bulan yang benar.
• PO-diterima — total belanja lewat PO + berapa kali (Rp… (n×)). Saat ini masih "—" untuk semua baris — lihat kenapa.
• Pembelian-langsung — total belanja dadakan tanpa PO + berapa kali.
• Total — jumlah kedua jalur (PO-diterima + Pembelian-langsung).
• Dugaan duplikat 🚩 — berapa pasangan yang diduga tercatat ganda (lihat bawah).

PO kosong

Penting & normal: untuk saat ini, kolom PO-diterima menampilkan "—" (kosong) di semua baris, dan Dugaan duplikat selalu 0. Ini bukan error — modul PO (Pengadaan) belum aktif (dijadwalkan di Epic 05), jadi belum ada satu pun belanja yang masuk lewat jalur PO. Semua belanja sekarang lewat pembelian langsung, jadi:

• PO-diterima = — (belum ada belanja PO),
• Pembelian-langsung = terisi penuh (semua belanja ada di sini),
• Total = sama dengan Pembelian-langsung,
• Dugaan duplikat = 0 (tidak ada baris PO untuk dipasangkan, jadi tidak mungkin dobel antar jalur).

Begitu modul PO aktif (Epic 05) dan penerimaan PO pertama tercatat, kolom PO-diterima akan terisi sendiri dan tanda 🚩 mulai bisa menyala. Sampai saat itu, halaman ini berguna untuk memastikan semua belanja saat ini memang lewat satu jalur (pembelian langsung) dengan rapi.

Dugaan duplikat

Kolom Dugaan duplikat 🚩 menghitung pasangan catatan yang diduga dobel: bahan yang sama (kombinasi outlet + bahan + vendor) muncul sekaligus sebagai baris PO-diterima DAN baris Pembelian-langsung, dalam rentang waktu ±14 hari dan jumlah yang mirip.

Kalau angkanya lebih dari 0, baris itu bisa dibuka: tekan tanda + di kiri baris untuk melihat rincian tiap pasangan — bahan apa, harga & tanggal baris PO-nya, dan harga & tanggal baris pembelian langsungnya, berdampingan, supaya Anda bisa menilai sendiri apakah memang dobel.

Tanda 🚩 hanya saran. Aplikasi tidak akan menghapus atau menggabung otomatis — kalau memang dobel, Andalah yang membatalkan (void) salah satunya secara manual, lalu mencatat ulang yang benar. Ini disengaja: keputusan menghapus uang ada di tangan manusia, bukan mesin.

Ambang ±14 hari dan toleransi jumlah bisa diatur per warung di Pengaturan & Override — jadi outlet yang ramai bisa pakai rentang lebih ketat.

Kelengkapan PO

Di atas tabel ada panel "Kelengkapan PO" dengan tulisan "Kelengkapan PO aktif setelah modul PO (Epic 05)." Ini placeholder — nanti, setelah modul PO aktif, panel ini akan membandingkan jumlah yang dipesan di sebuah PO dengan jumlah yang benar-benar diterima, lalu menandai kalau ada kurang/lebih terima. Untuk sekarang ia sengaja kosong (bukan error) karena belum ada data PO untuk diperiksa.

Tanpa vendor

Label (tanpa vendor) muncul untuk pembelian yang tidak dicatat vendornya (beli dadakan tanpa mencatat pemasok). Semua pembelian tanpa vendor untuk satu periode digabung jadi satu kelompok "(tanpa vendor)", terpisah dari vendor bernama.

Supaya rekonsiliasi makin tajam, biasakan mengisi vendor saat mencatat pembelian — tanpa vendor, sistem sulit memastikan dua catatan benar-benar bahan yang sama dari pemasok yang sama.

Catatan: vendor yang sudah dinonaktifkan (dihapus dari daftar) tetap ditampilkan dengan namanya di sini, supaya belanja lamanya tetap mudah dikenali — beda dengan halaman Analisa Vendor yang menampilkan kodenya.

Bukan Food Cost

Penting: halaman ini SENGAJA tidak menampilkan persentase Food Cost (tidak ada kolom % Food Cost, "Rasio", atau "÷ Penjualan"). Yang ditampilkan hanyalah rupiah belanja, jumlah transaksi, dan hitungan tanda 🚩 — tidak ada persen sama sekali. Persentase Food Cost resmi dihitung dari jalur tutup-bulan tersendiri (Laporan Food Cost). Rekonsiliasi Pengadaan berjalan paralel sebagai alat pemeriksa catatan belanja — jadi membuka halaman ini, ganti warung, atau buka rincian 🚩 tidak akan mengubah persentase Food Cost Anda sedikit pun.

Catatan akses

Halaman ini hanya bisa dibaca Manager ke atas (Manager, Keuangan, Admin, Owner). Tim Warung (staff) tidak melihat menu Rekonsiliasi Pengadaan. Outlet yang bisa dipilih dibatasi sesuai cakupan Anda — bila Anda tidak punya cakupan outlet sama sekali, halaman menampilkan "Akses ditolak".