Cara Membaca Daftar Reorder

Halaman Daftar Reorder (menu Inventori & Analitik → Daftar Reorder) menjawab satu pertanyaan sehari-hari: "hari ini saya perlu beli apa, ke siapa, dan berapa?" Ia menampilkan — per outlet — semua bahan yang stoknya sudah di bawah batas par, dikelompokkan per vendor, lengkap dengan saran jumlah beli dan perkiraan nilainya. Anda tidak perlu memeriksa saldo bahan satu per satu.

Navigasi cepat

• Pahami dulu: bagaimana saran beli dihitung — dari mana angka Saran Qty muncul, dan kenapa daftar ini hanya menyarankan (tidak membeli).
• Memilih outlet — Daftar Reorder menampilkan satu outlet sekaligus, dipilih lewat dropdown Warung.
• Membaca daftar per vendor — baris luar = vendor, buka tanda + untuk lihat bahannya.
• Kolom di dalam rincian bahan — arti Saldo, Par, Saran Qty, Harga Satuan, Estimasi Nilai.
• Status par: 🔴 🟡 — kapan sebuah bahan masuk daftar ini.
• Kenapa Saran Qty bisa 0 / Estimasi bisa Rp0 — bahan tepat di batas par, atau belum ada harga beli.
• Kalau daftarnya kosong — itu kabar baik, bukan error.
• Ringkasan pagi otomatis — daftar yang sama dikirim ke email & WhatsApp Anda tiap pagi.
• Catatan akses.

Baru pertama kali? Baca dari atas. Sudah paham? Loncat ke Membaca daftar per vendor — di situlah keputusan beli diambil.

🎓 Pahami dulu: bagaimana saran beli dihitung

Analogi sederhana

Bayangkan tiap bahan punya garis batas isi ulang di gudang — seperti tanda "isi ulang air kalau sudah di bawah garis ini". Par adalah garis itu. Begitu sisa stok (Saldo) menyentuh atau turun di bawah garis par, bahan itu otomatis masuk Daftar Reorder sebagai "perlu dibeli". Sistem lalu mengira-ngira berapa banyak sebaiknya dibeli, dan dari vendor mana paling masuk akal.

Cara kerjanya: dari saldo jadi saran beli

Bandingkan parSaldo ≤ par? → masuk daftar

Hitung saranPakai pemakaian harian, lead time, & pengaman

Pilih vendorVendor pilihan, atau yang termurah

Saran beliQty + perkiraan nilai, dikelompokkan per vendor

Saran Qty dihitung memilih angka terbesar di antara dua kebutuhan, lalu tidak pernah negatif:

1. Cukup sampai barang datang — perkiraan pemakaian selama menunggu kiriman: pemakaian harian rata-rata × lama kiriman (lead time) × faktor pengaman, dikurangi saldo yang masih ada. Pemakaian harian diambil dari penjualan beberapa hari terakhir.
2. Cukup untuk kembali ke par — selisih par − saldo, supaya stok kembali ke batas aman.

Yang lebih besar dari keduanya dipakai sebagai saran (dan tidak pernah kurang dari 0). Kalau Anda sudah menetapkan jumlah pesan tetap untuk bahan itu di Pengaturan, angka itulah yang dipakai (mengalahkan hitungan otomatis).

Kenapa hanya menyarankan, bukan membeli

Daftar Reorder tidak mengubah apa pun: tidak memotong stok, tidak membuat pesanan (PO), tidak mencatat pembelian, tidak mengirim apa pun ke vendor. Ia murni membaca catatan yang sudah ada (saldo stok, pemakaian, harga vendor) dan menyarankan. Untuk benar-benar memesan, Anda lanjut membuat PO secara terpisah. Jadi membuka atau membaca halaman ini aman — tidak akan menggeser angka apa pun.

Kenapa penting?

Tanpa daftar ini, Anda baru sadar bahan menipis saat sudah telat — di tengah jualan. Daftar Reorder mengumpulkan semua "perlu beli" jadi satu daftar belanja per vendor, sehingga sekali jalan ke satu vendor Anda tahu persis ambil apa saja dan kira-kira berapa rupiah.

Sumber belajar

• Reorder point / titik pesan ulang (AccountingTools, Inggris)
• Safety stock / stok pengaman (Investopedia, Inggris)
• Lead time dalam persediaan (AccountingTools, Inggris)

Memilih outlet

Berbeda dengan Stok Ringkas yang menggabungkan semua outlet, Daftar Reorder menampilkan satu outlet sekaligus. Pilih outlet lewat dropdown Warung di kanan atas — hanya outlet dalam cakupan Anda yang muncul di situ. Mengganti pilihan akan memuat ulang daftar untuk outlet tersebut. Saran beli memang harus per outlet, karena saldo, par, dan pemakaian tiap outlet berbeda.

Membaca daftar per vendor

Daftar utama dikelompokkan per vendor. Tiap baris luar = satu vendor, dengan Jumlah Item (berapa bahan yang perlu dibeli dari vendor itu) dan Estimasi Nilai (perkiraan total rupiah belanja ke vendor itu). Tekan tanda + di kiri baris untuk membuka rincian bahan-bahannya.

Kenapa dikelompokkan per vendor? Supaya jadi daftar belanja siap pakai: sekali datang ke satu vendor, semua bahan yang perlu dibeli dari vendor itu sudah terkumpul. Vendor yang dipilih untuk tiap bahan adalah vendor pilihan Anda (bila sudah diatur di Pengaturan), atau — kalau belum diatur — vendor termurah dari riwayat pembelian. Bahan yang belum pernah dibeli dari vendor mana pun masuk kelompok (tanpa vendor).

Kolom rincian

Setelah menekan +, tiap bahan tampil satu baris dengan kolom berikut:

Arti tiap kolom:

• Item — nama bahan + kode (mis. RM001).
• Saldo — sisa stok sekarang dalam satuan dasar (pc, gr, …).
• Par — batas minimum yang Anda tetapkan. Begitu Saldo ≤ Par, bahan masuk daftar.
• Status — tanda par; lihat Status par.
• Saran Qty — berapa sebaiknya dibeli (lihat cara hitungnya).
• Harga Satuan — harga per satuan yang dipakai untuk perkiraan: harga vendor terpilih, atau — kalau belum ada — harga rata-rata pembelian. Bila belum ada harga sama sekali, tertulis "—".
• Estimasi Nilai — Saran Qty × Harga Satuan = perkiraan rupiah untuk bahan ini.

Status par

Bahan baru masuk Daftar Reorder hanya kalau saldonya sudah menyentuh atau di bawah par. Maka status yang Anda lihat di sini biasanya:

• 🟡 ≤ par — saldo sudah menyentuh atau di bawah batas par. Sinyal beli ulang.
• 🔴 habis/minus — saldo nol atau minus. Sudah telat — segera beli.

Bahan yang stoknya masih di atas par (🟢 aman) tidak muncul di sini — tidak perlu dibeli. Bahan yang belum diberi par (tanpa par) juga tidak muncul — tanpa batas par, sistem tidak punya dasar untuk menyarankan. Atur par lewat Pengaturan kalau ingin sebuah bahan dipantau dan disarankan otomatis.

Saran nol

Wajar bila kadang Saran Qty = 0 atau Estimasi Nilai = Rp0:

• Saldo tepat di batas par (mis. Saldo 3.000 = Par 3.000). Bahan tetap masuk daftar sebagai pengingat (batasnya menyentuh, bukan di bawah), tapi karena belum benar-benar kurang dan pemakaiannya rendah, sarannya bisa 0 — artinya "pantau, belum mendesak".
• Belum ada harga beli. Kalau bahan itu belum pernah dibeli, Harga Satuan tampil "—" dan Estimasi Nilai jadi Rp0. Itu bukan berarti gratis — hanya belum bisa dihitung nilainya. Begitu ada satu pembelian tercatat, harganya muncul.

Daftar kosong

Kalau halaman menampilkan "Tidak ada item di bawah par untuk outlet ini.", itu kabar baik — semua bahan yang dipantau masih di atas par, tidak ada yang perlu dibeli sekarang. Ini bukan error. (Bisa juga berarti outlet itu belum punya par sama sekali; atur par lewat Pengaturan supaya bahannya mulai dipantau.)

Ringkasan pagi otomatis

Anda tidak perlu mengingat untuk membuka halaman ini tiap hari. Setiap pagi sekitar pukul 07:00 WIB, sistem mengirim ringkasan reorder yang sama — per outlet — langsung ke email dan WhatsApp Anda. Isinya identik dengan yang Anda lihat di halaman ini: bahan di bawah par, dikelompokkan per vendor, lengkap dengan saran qty dan estimasi nilai. Jadi daftar belanja hari itu sudah ada di tangan Anda sebelum mulai kerja.

• Judul email berbentuk seperti "🛒 Reorder BENOWO 25-06-2026 — 3 item" — nama outlet, tanggal, dan berapa bahan yang perlu dibeli. Di dalamnya ada tombol ➕ Buat PO yang langsung membawa Anda ke halaman pembuatan PO.
• Pesan WhatsApp versinya lebih ringkas: subtotal per vendor + beberapa bahan teratus, lalu tautan Buat PO.
• Siapa yang menerima? Penanggung jawab outlet (PIC) dan Admin yang cakupannya mencakup outlet tersebut. Atur penerima lewat daftar Kontak.
• Kalau tidak ada yang perlu dibeli, ringkasan untuk outlet itu tidak dikirim — pagi yang tenang berarti semua stok masih di atas par.

Ringkasan ini hanya memberi tahu — sama seperti halaman ini, ia tidak memotong stok, tidak membuat PO, dan tidak mengirim apa pun ke vendor. Ia mendorong daftar yang sama ke Anda supaya tak terlewat; keputusan beli tetap di tangan Anda lewat Buat PO.

Catatan akses

Halaman ini hanya bisa dibaca Manager ke atas (Manager, Keuangan, Admin, Owner). Tim Warung (staff) tidak melihat menu Daftar Reorder. Outlet yang bisa dipilih dibatasi sesuai cakupan Anda; bila Anda tidak punya cakupan outlet sama sekali, halaman menampilkan "Akses ditolak". Daftar ini hanya membaca & menyarankan — tidak memotong stok, tidak membuat PO, tidak membayar apa pun.