Mengelola Karyawan & Level Upah
Cara mendaftarkan karyawan warung, mengatur level upah (tarif harian & lembur), dan mengundang akun Layanan Mandiri mereka di MBS Food Cost.
Halaman Karyawan dan Level Upah (menu Karyawan & Payroll) adalah tempat Anda mendaftarkan kru warung (kasir, koki, dsb.), mengatur tarif upah mereka, dan — kalau mereka butuh mencatat kehadiran sendiri — memberi mereka akun Layanan Mandiri (dengan mengundang akun baru, atau menghubungkan akun Tim Warung mereka yang sudah ada). Kedua halaman ini bisa dibuka oleh SPV/Manager, Keuangan, Admin, dan Owner.
Navigasi cepat
- Pahami dulu: level, karyawan, dan akun — tiga hal berbeda — model berpikirnya
- Alur lengkap: dari level upah sampai karyawan bisa absen sendiri — contoh utuh
- Halaman 1 — Level Upah — bikin tarif dulu
- Halaman 2 — Karyawan — daftar orangnya
- Halaman 3 — Mutasi Antar Outlet — pindahkan karyawan ke outlet lain
- Menonaktifkan karyawan — apa yang benar-benar terjadi
🎓 Pahami dulu: level, karyawan, dan akun — tiga hal berbeda
Analogi sederhana
Bayangkan tiga kartu terpisah untuk satu kru warung:
- Level Upah = kartu golongan gaji ("Kasir" digaji Rp150.000/hari, lembur Rp20.000/jam). Satu golongan dipakai banyak orang.
- Karyawan = kartu data diri orang itu (nama, KTP, kontak darurat, rekening bank, dan outlet tempat dia bertugas).
- Akun Layanan Mandiri = kartu kunci masuk aplikasi — opsional, hanya kalau karyawan itu perlu absen atau lihat slip gaji sendiri lewat HP-nya.
Ketiganya tidak wajib berurutan dibuat sekaligus, tapi Level Upah harus sudah ada sebelum Anda bisa mendaftarkan Karyawan (karyawan selalu butuh satu level).
Cara kerjanya (singkat)
Kenapa penting?
Tarif di Level Upah yang disalin ke slip gaji saat penggajian dijalankan — bukan diambil ulang tiap kali. Jadi kalau Anda menaikkan tarif Kasir bulan depan, slip yang sudah terbit tidak berubah; hanya perhitungan baru yang memakai tarif baru. Ini menjaga riwayat gaji tetap akurat sesuai saat itu.
Akun Layanan Mandiri juga terpisah dari data Karyawan — seorang karyawan bisa terdaftar bertahun-tahun tanpa pernah punya akun (misalnya dia tidak perlu HP untuk absen sendiri), dan itu wajar.
Ada dua cara memberi seorang karyawan akun Layanan Mandiri: undang akun baru (kalau dia belum punya akun apa pun), atau hubungkan akun Tim Warung miliknya yang sudah ada — misalnya seorang kasir yang sudah biasa mencatat penjualan lewat akun Tim Warung, dan sekarang juga perlu absen sendiri. Kedua cara berujung sama: menu Layanan Mandiri muncul di sidebar akun itu — tapi menghubungkan tidak membuat akun baru, jadi orang itu tetap satu akun untuk semua keperluannya. Satu karyawan hanya boleh terhubung ke satu akun, apa pun caranya.
Sumber belajar: tidak ada istilah akuntansi khusus di halaman ini — semua istilah dijelaskan di Istilah Penting.
Alur lengkap: dari level upah sampai karyawan bisa absen sendiri
Contoh: Anda baru buka outlet BENOWO dan merekrut seorang kasir baru bernama Budi.
1. Buat level upahnya dulu
Buka Level Upah, tekan + Tambah Level, isi nama ("Kasir") dan kedua tarifnya. 👉 detail di Halaman 1 — Level Upah.
Hasil: level Kasir muncul di katalog, siap dipakai berkali-kali untuk kasir mana pun di outlet mana pun.
2. Daftarkan Budi sebagai karyawan
Buka Karyawan, tekan + Tambah Karyawan, isi data Budi dan pilih level Kasir serta outlet BENOWO. 👉 detail di Halaman 2 — Karyawan.
Hasil: Budi muncul di daftar Karyawan, berstatus Aktif, belum punya akun.
3. Undang akun Layanan Mandiri (kalau Budi perlu absen sendiri)
Di baris Budi, tekan Undang akun, isi email Budi, Kirim undangan.
Hasil: email undangan terkirim. Budi mengikuti langkah di Mengaktifkan Akun dari Undangan untuk membuat kata sandi sendiri.
4. Budi mengaktifkan akunnya
Setelah Budi klik tautan di emailnya dan membuat kata sandi, baris Budi berubah menampilkan keterangan "Punya akun". Sekarang dia bisa masuk sendiri — tapi hanya melihat menu Layanan Mandiri (Absensi Saya, Slip Gaji Saya) untuk outlet BENOWO saja, tidak melihat menu operasional lain.
Checklist selesai: (1) level upah sudah ada, (2) Budi terdaftar dengan level & outlet yang benar, (3) — kalau perlu — Budi punya akun Layanan Mandiri sendiri.
Halaman 1 — Level Upah
Katalog golongan gaji yang dipakai berulang oleh banyak karyawan (mis. "Kasir", "Koki", "Barista") — bukan per-orang.
Tekan + Tambah Level
Isi nama dan kedua tarif
Kedua tarif harus lebih besar dari nol — kalau Anda isi 0 atau kosong, sistem menolak dengan pesan "Tarif harian harus > 0." (atau tarif lembur, tergantung yang salah).
Mengubah tarif level yang sudah ada
Tekan menu ⋯ di baris level, pilih Edit. Ingat: mengubah tarif di sini tidak mengubah slip gaji yang sudah terbit — hanya berlaku untuk perhitungan gaji berikutnya.
Halaman 2 — Karyawan
Daftar orang — profil lengkap, level upahnya, outlet penempatan, dan status akun Layanan Mandiri.
Tekan + Tambah Karyawan
Isi profilnya
Isi Nama, pilih Outlet penempatan dan Tanggal masuk, pilih Level upah (kalau belum ada level, buat dulu di Halaman 1). Kolom NIK, No. HP, Kontak darurat, dan rekening bank bersifat opsional tapi disarankan diisi — data ini dipakai saat pencairan gaji nanti.
Simpan karyawan
Tekan Simpan karyawan. Karyawan langsung muncul di daftar, berstatus Aktif, dan belum punya akun login sampai Anda mengundangnya.
Mengundang akun Layanan Mandiri (opsional)
Di baris karyawan yang belum punya akun, tekan:
Isi email karyawan, Kirim undangan. Satu karyawan hanya boleh punya satu akun — kalau Anda coba undang lagi untuk karyawan yang sudah punya akun, sistem menolak dengan pesan "Karyawan ini sudah punya akun. Satu karyawan hanya boleh punya satu akun.", dan tombol Undang akun otomatis hilang dari baris itu begitu akunnya aktif.
Menghubungkan akun Tim Warung yang sudah ada
Kalau karyawan itu sudah punya akun Tim Warung (misalnya sudah biasa mencatat pembelian/penjualan) dan tidak perlu akun baru, di baris karyawan yang belum terhubung tekan:
Cari dan pilih akunnya dari daftar, lalu tekan Hubungkan. Daftar ini hanya menampilkan akun Tim Warung/Karyawan yang bertugas di outlet yang sama dengan karyawan itu dan belum terhubung ke karyawan lain — jadi Anda tidak bisa salah pilih akun dari outlet lain atau akun yang sudah dipakai. Begitu terhubung, menu Layanan Mandiri langsung muncul di sidebar akun itu — tanpa perlu undangan email dan tanpa membuat akun baru.
Kalau karyawan itu nonaktif, sistem menolak dengan pesan "Karyawan ini nonaktif. Aktifkan dulu sebelum menghubungkan akun." — aktifkan dulu karyawannya (lihat Menonaktifkan karyawan).
Memutuskan akun yang sudah terhubung
Kalau perlu (misalnya salah hubung, atau karyawan itu tidak lagi butuh absen mandiri), di baris karyawan yang sudah terhubung tekan:
Sistem meminta konfirmasi: "Putuskan akun dari karyawan ini?" — "Karyawan ini tidak akan bisa absen mandiri lagi. Riwayat absensi, lembur, dan gaji tetap tersimpan." Tekan Ya, putuskan untuk melanjutkan.
Putuskan akun berbeda dari Nonaktifkan — memutuskan hanya mencabut jalur absen mandiri-nya; kalau akun itu adalah akun Tim Warung, dia tetap bisa mencatat pembelian/penjualan seperti biasa, hanya menu Layanan Mandiri yang hilang. Riwayat absensi, lembur, dan slip gajinya tidak hilang — tersimpan seperti semula. Akunnya juga bisa dihubungkan lagi kapan saja (atau dihubungkan ke karyawan lain).
Halaman 3 — Mutasi Antar Outlet
Kalau seorang karyawan pindah tugas dari satu outlet ke outlet lain (misalnya Budi dipindah dari BENOWO ke MERR), gunakan Mutasi — bukan mengedit outlet di profil karyawan. Mutasi menyimpan kapan pindahnya terjadi, sehingga data absensi dan gaji bulan itu tetap terbagi dengan benar antara outlet lama dan baru.
🎓 Pahami dulu: mutasi menyimpan riwayat, bukan menimpa data lama
Analogi sederhana
Bayangkan setiap mutasi sebagai cap tanggal baru di kartu penempatan karyawan, bukan mencoret cap yang lama. Kartu itu jadi berlapis: cap pertama "BENOWO sejak 15 Jan", cap kedua "MERR sejak 10 Jul" — keduanya tetap terlihat di Riwayat mutasi, tidak ada yang dihapus.
Cara kerjanya (singkat)
Kenapa penting?
Tanggal efektif yang Anda pilih membelah atribusi data — data absensi/jadwal sebelum tanggal itu tetap tercatat ke outlet lama, dan pada atau setelah tanggal itu otomatis tercatat ke outlet baru. Karena itu:
- Mutasi mundur (tanggal sudah lewat) diperbolehkan, tapi sistem meminta Anda mencentang konfirmasi dulu — karena ini akan langsung mengubah atribusi data yang sudah tercatat di antara tanggal itu dan hari ini.
- Mutasi maju (tanggal belum sampai) belum berlaku sampai tanggalnya tiba, dan masih bisa dibatalkan selama belum berlaku (lihat langkah "Batalkan" di bawah).
- Kalau karyawan itu punya akun Layanan Mandiri, akses akunnya juga otomatis ikut pindah ke outlet baru pada tanggal yang sama — dia tidak perlu diundang ulang.
Sumber belajar: istilah "efektif" dan "atribusi" dijelaskan di Istilah Penting.
Tekan Mutasi di baris karyawan
Tombol ini hanya muncul untuk karyawan yang Aktif — karyawan Nonaktif harus diaktifkan dulu sebelum bisa dimutasi.
Pilih outlet tujuan dan tanggal efektif
Outlet tujuan tidak boleh sama dengan outlet karyawan saat ini — kalau dipilih sama, sistem menolak dengan pesan "Karyawan sudah ditugaskan di outlet ini pada tanggal tersebut." Kalau tanggal efektif yang dipilih sudah pernah dipakai untuk mutasi karyawan itu, sistem menolak dengan "Sudah ada mutasi untuk karyawan ini pada tanggal tersebut."
Kotak kuning konfirmasi hanya muncul kalau tanggal yang dipilih sudah lewat — centang dulu sebelum tombol Simpan mutasi bisa ditekan.
Melihat riwayat mutasi
Tekan Riwayat mutasi di baris karyawan untuk melihat semua penempatan outlet karyawan itu, terbaru dulu — lengkap dengan tanggal efektif, catatan (kalau diisi), dan siapa yang melakukan mutasinya.
Membatalkan mutasi yang belum berlaku
Kalau sebuah mutasi belum berlaku (tanggal efektifnya masih di masa depan), baris itu di Riwayat mutasi menampilkan lencana "berlaku mulai …" dan tombol:
Menekan ini membatalkan mutasi tersebut — karyawan tetap di outlet sebelumnya. Mutasi yang sudah berlaku (hari ini atau lebih lama) tidak bisa dibatalkan lagi — kalau perlu dikoreksi, buat mutasi baru ke outlet yang benar.
Menonaktifkan karyawan
Setiap baris di tabel Karyawan punya tombol status di kolom Kelola:
🎓 Pahami dulu: menonaktifkan karyawan juga mencabut akses akunnya
Tekan Nonaktifkan melakukan dua hal sekaligus, dalam satu langkah:
- Status karyawan berubah jadi Nonaktif — dia tidak lagi muncul di daftar calon jadwal & payroll berikutnya.
- Kalau karyawan itu punya akun Layanan Mandiri, jalur absen mandirinya langsung dicabut — begitu dia buka Absensi Saya atau Slip Gaji Saya lagi, halaman itu menampilkan pesan "Akun Anda belum terhubung ke data karyawan. Hubungi manajer outlet Anda.", bukan datanya.
Kalau akunnya adalah akun Karyawan (khusus Layanan Mandiri), seluruh sidebar-nya kosong — dia praktis tidak bisa masuk lagi. Kalau akunnya adalah akun Tim Warung yang dihubungkan, hanya menu Layanan Mandiri yang hilang — dia tetap bisa masuk dan mencatat pembelian/penjualan seperti biasa, karena menonaktifkan karyawan tidak mencabut kemampuannya mencatat transaksi Tim Warung (itu wewenang yang berbeda).
Ini disengaja: menonaktifkan karyawan tanpa mencabut jalur absen mandirinya akan menyisakan celah — dia masih bisa membuka Absensi Saya padahal sudah tidak bekerja. Riwayat datanya tidak hilang (bukan dihapus), jadi kalau dia kembali bekerja, tekan Aktifkan di baris yang sama untuk mengembalikan aksesnya.
Cara Membatalkan Penerimaan yang Salah (Batalkan Penerimaan)
Panduan SPV / Manager membatalkan (void) sebuah penerimaan barang yang salah di MBS Food Cost — lewat halaman Pengadaan (PO) → tab Riwayat / Batal. Pembatalan mengembalikan STOK dan BIAYA (COGS) ke kondisi sebelum penerimaan dengan cara membuat catatan pembalik (reversal), BUKAN menghapus catatan lama. Status PO turun otomatis (RECEIVED → PARTIAL/SENT), dan penerimaan yang benar dicatat ulang lewat tab Terima. Hanya Manager ke atas yang boleh; setiap pembatalan tercatat di audit.
Mengelola Jadwal Shift (Jadwal)
Cara membuat template shift, menyusun jadwal mingguan per outlet, dan menyalin jadwal minggu lalu di MBS Food Cost.