Cara Menerima Barang dari PO (Terima Barang)
Panduan Tim Warung mencatat barang yang sudah datang dari sebuah PO (status SENT/PARTIAL) di MBS Food Cost — memilih PO, mengisi Qty terima, Satuan, dan Harga/unit sesuai NOTA NYATA (boleh beda dari harga PO), blok khusus ayam (ekor + berat kg + harga/kg), dan memahami hal terpenting: inilah satu-satunya saat stok bertambah dan barang masuk biaya bahan (COGS) — dengan harga nota yang asli, bukan perkiraan PO. Status PO otomatis jadi PARTIAL (diterima sebagian) atau RECEIVED (diterima penuh).
Halaman Pengadaan (PO) → tab Terima (menu Inventori & Analitik → Pengadaan (PO)) adalah tempat Anda mencatat barang yang sudah datang dari sebuah PO. Anda pilih PO-nya, lalu untuk setiap barang isi berapa yang diterima dan harga nyata sesuai nota dari pemasok. Begitu Anda tekan Catat Penerimaan, stok bertambah dan barang resmi masuk biaya bahan (COGS).
Yang paling penting untuk dipahami: menerima barang adalah SATU-SATUNYA saat barang dari PO masuk biaya — dan masuk dengan harga nota yang ASLI, bukan harga perkiraan di PO. Anda boleh mengisi harga yang berbeda dari PO kalau nota dari pemasok ternyata beda. Jangan mencatat barang yang sama lagi lewat menu Pembelian — nanti biayanya dobel.
🎓 Pahami dulu: kenapa 'Terima' adalah saat biaya masuk
Analogi sederhana
Bayangkan Anda memesan barang lewat daftar belanja (itu PO). Daftar itu belum mengeluarkan uang dan belum menambah barang di dapur. Saat barangnya datang dan Anda cek lalu terima sambil melihat nota/struk pemasok — di situlah Anda tahu jumlah dan harga sebenarnya. Itulah yang Anda catat di sini. Jadi "Terima Barang" = momen barang benar-benar masuk ke dapur dengan harga yang benar-benar tertulis di nota.
Cara kerjanya: dari pesan sampai bayar
PO harus sudah berstatus SENT (sudah dikirim admin) atau PARTIAL (sudah diterima sebagian) supaya muncul di tab Terima. Yang belum dikirim (SUBMITTED) tidak bisa diterima — minta admin mengirimnya dulu lewat tab Kirim PO.
Kenapa harga nota, bukan harga PO?
Harga di PO cuma perkiraan saat memesan. Harga sebenarnya baru ketahuan dari nota pemasok saat barang datang — kadang naik, kadang turun. Aplikasi memakai harga nota ini sebagai sumber biaya yang benar (anti mark-up): kalau harga yang Anda isi jauh di atas standar, baris itu diberi tanda 🚩 CEK supaya bisa diperiksa. Itu bukan error — hanya pengingat untuk dicek.
Diterima sebagian vs penuh
Anda boleh menerima kurang atau lebih dari yang dipesan (sesuai barang yang benar-benar datang):
- Diterima kurang dari pesanan → status PO jadi PARTIAL (diterima sebagian); sisanya bisa diterima lagi nanti saat datang.
- Diterima lengkap semua barang → status PO jadi RECEIVED (diterima penuh).
- Diterima lebih dari sisa → muncul pengingat 🟡 "lebih dari sisa". Tetap boleh disimpan (karena memang itu yang dikirim pemasok) — hanya ditandai supaya bisa dicek.
Kenapa penting?
Karena di sinilah food cost warung benar-benar terbentuk dari belanja lewat PO. Salah mengisi harga atau jumlah → biaya bahan jadi salah. Mencatatnya di sini sekali dengan harga nota yang benar membuat laporan akurat — dan jangan dobel dengan menu Pembelian.
Sumber belajar
Menerima barang dari satu PO
Buka tab Terima
Dari menu kiri pilih Pengadaan (PO), lalu klik tab Terima. Anda akan melihat judul 📥 Terima Barang dan sebuah pilihan "Pilih PO (SENT / PARTIAL)".
Pilih PO yang barangnya datang
Buka Pilih PO (SENT / PARTIAL) dan pilih PO yang barangnya baru datang (mis. PO-202606-0001 · Pasar Benowo). Hanya PO berstatus SENT atau PARTIAL yang muncul. Kalau kosong, artinya belum ada PO yang dikirim — minta admin mengirim PO lewat Kirim PO dulu.
Begitu PO dipilih, muncul daftar barang yang masih bisa diterima. Barang yang sudah diterima penuh otomatis disembunyikan. Tiap baris menunjukkan: Dipesan … (= … dasar) · sudah diterima … dasar · sisa … dasar — supaya Anda tahu berapa lagi yang kurang.
Isi Qty terima, Satuan, dan Harga/unit (sesuai nota)
Untuk barang biasa, isi tiga kolom: Qty terima (berapa yang datang), Satuan, dan Harga/unit. Harga/unit sudah terisi otomatis dengan harga dari PO, tetapi boleh Anda ubah kalau nota pemasok berbeda — isi harga nyata sesuai nota.
Di bawah tiap baris muncul hitungan langsung, mis. = 3 dasar · Rp78.000 · 🟢. Tanda 🟢 berarti masih dalam sisa; tanda 🟡 "lebih dari sisa" berarti Anda menerima lebih banyak dari yang kurang (tetap boleh).
Barang ayam: isi ekor, berat kg, dan harga/kg
Untuk barang dwi-satuan seperti ayam (dipesan per ekor, ditagih per kg), barisnya berbeda: isi Qty ekor, Berat kg (timbangan asli saat datang), dan Harga/kg (sesuai nota). Aplikasi memakai berat kg yang asli sebagai jumlah dasar dan menghitung Rp per kg dari nota.
Isi Tanggal Terima & Nama Penerima, lalu Catat Penerimaan
Pastikan Tanggal Terima benar (tanggal barang datang) dan isi Nama Penerima (PIC) — siapa yang menerima barang. Lalu tekan tombol biru:
Muncul pesan hijau seperti "Terima 1 barang utk PO-202606-0001 → status PARTIAL" (atau RECEIVED kalau semua barang sudah lengkap). Kalau ada harga yang jauh di atas standar, pesannya menambahkan "· 1 harga 🚩 CEK". Stok barang sekarang bertambah dan barang sudah masuk biaya dengan harga nota tadi.
Barang datang bertahap? Tidak masalah — terima yang datang dulu (status jadi PARTIAL), lalu buka PO yang sama lagi nanti saat sisanya datang dan terima lagi. Jumlah yang sudah diterima dijumlahkan, tidak menimpa.
Sesudah barang diterima
- Stok barang bertambah dan barang masuk biaya bahan (COGS) dengan harga nota.
- Status PO menjadi PARTIAL (sebagian) atau RECEIVED (penuh) secara otomatis.
- Jangan mencatat barang yang sama lagi lewat menu Pembelian — itu akan membuat biayanya dobel. Lewat PO, "Terima Barang" sudah menggantikan pencatatan pembelian.
- Pembayaran ke pemasok dilakukan Keuangan belakangan (sesuai tempo PO) — bukan tugas Tim Warung.
Cara Membuat PO (Pesanan ke Pemasok)
Panduan Tim Warung membuat Purchase Order (Buat PO) di MBS Food Cost — memilih vendor, menambah baris barang (Kategori, Item, Qty, Satuan, Harga/unit), Tempo Bayar yang otomatis dari vendor, Subtotal yang dihitung sendiri, dan memahami hal terpenting: PO BUKAN pembelian — selama berstatus SUBMITTED ia BELUM mengurangi kas, BELUM menambah stok, dan BELUM masuk biaya bahan (COGS). Barang baru jadi biaya saat benar-benar DITERIMA nanti.
Melihat Target Bonus Tim
Panduan tim warung membaca halaman Target Penjualan — sejauh mana capaian outlet bulan ini terhadap target bonus, cara membaca batang kemajuannya, dan kenapa nominal rupiah bonusnya tidak ditampilkan di sini.