Cara Mengirim PO ke Pemasok (Kirim PO)

Halaman Pengadaan (PO) punya dua tab: Buat PO (membuat pesanan, tugas Tim Warung) dan Kirim PO (mengirim pesanan itu ke pemasok). Tab Kirim PO hanya muncul untuk Admin / Keuangan / Owner — mengirim PO adalah tindakan keuangan, jadi Tim Warung tidak melihat tab ini.

Di tab Kirim PO Anda memilih sebuah PO yang sudah dibuat (status SUBMITTED), meninjau isinya, lalu menekan Kirim PO. Pemasok langsung menerima pesanan resmi: PDF lewat email dan ringkasan + tautan PDF lewat WhatsApp.

Yang penting dipahami: mengirim PO belum menambah stok dan belum masuk biaya bahan (COGS). Kirim PO hanya mengubah status dari SUBMITTED → SENT dan mencatat siapa dikirim ke mana, kapan. Stok dan biaya baru bergerak nanti, saat barang benar-benar diterima.

🎓 Pahami dulu: apa yang terjadi saat PO dikirim

Analogi sederhana

Mengirim PO seperti mengirim daftar pesanan ke pemasok lewat WhatsApp dan email — bukan membayar, bukan menerima barang. Setelah terkirim, pesanan jadi resmi dan ada buktinya (kapan dikirim, ke nomor/email mana). Tapi dompet Anda belum berkurang dan dapur belum bertambah barang — itu terjadi saat barangnya datang (langkah Terima barang) dan saat Anda membayar.

Cara kerjanya: dari pesan sampai bayar

Buat POTim Warung — tulis pesanan (SUBMITTED)

Kirim POANDA — kirim ke pemasok (jadi SENT)

Terima barangStok & biaya masuk DI SINI

BayarKeuangan membayar

Tugas Anda adalah langkah kedua: meninjau pesanan yang sudah ditulis Tim Warung, lalu mengirimkannya ke pemasok. Stok dan biaya bahan tidak bergerak di langkah ini — angka food cost warung tidak berubah saat Anda mengirim PO.

Pemasok menerima lewat DUA jalur

EmailPDF PO terlampir (jika vendor punya email)

WhatsAppRingkasan + TAUTAN PDF (selalu)

• Email dikirim jika pemasok punya alamat email (PDF PO ikut sebagai lampiran). Kalau pemasok tidak punya email, jalur email dilewati — itu bukan kegagalan.
• WhatsApp berisi ringkasan pesanan (tiap baris, total, tempo) dan selalu menyertakan tautan PDF — jadi pemasok yang hanya punya WhatsApp pun tetap bisa membuka PO lengkapnya dari pesan WA.

Kenapa penting?

Karena Kirim PO belum menyentuh biaya, Anda bebas mengirim pesanan tanpa takut mengacaukan laporan food cost. Yang dicatat hanyalah jejak kirim — nomor/email pemasok yang dituju, dibekukan apa adanya saat itu (kalau data kontak pemasok diubah belakangan, catatan kirim ini tidak ikut berubah). Setiap pengiriman tercatat di audit.

Sumber belajar

• Apa itu purchase order / PO (Investopedia, Inggris)

Mengirim satu PO

Pemasok belum punya kontak? Kalau pemasok sama sekali tidak punya email maupun WhatsApp, muncul pesan: "Isi email/WhatsApp vendor dulu sebelum mengirim PO." Lengkapi kontak pemasok di Data Master dulu, baru kirim.

Kalau hanya satu jalur yang terkirim

Kadang salah satu jalur gagal (mis. nomor WhatsApp salah, tapi email berhasil). Aplikasi tetap menandai PO sebagai SENT dan memberi tahu jalur mana yang gagal, supaya Anda bisa mengirim ulang untuk memperbaiki jalur itu. PO tidak pernah diam-diam dianggap "terkirim" kalau tidak ada satu pun kontak yang tercapai.

Mengirim ulang PO (Kirim Ulang)

PO yang sudah SENT masih bisa dikirim lagi — misalnya pemasok kehilangan email, atau kontaknya baru diperbarui. Pilih PO dari grup "Sudah dikirim — kirim ulang?". Muncul catatan kuning "PO ini SUDAH pernah dikirim (…). Kirim ulang?" dan tombolnya berubah jadi Kirim Ulang:

Kirim Ulang

Kirim ulang akan membuat PDF baru, mengirim email & WhatsApp lagi, dan memperbarui catatan "kapan terakhir dikirim". Ini berbeda dari menekan tombol dua kali secara tidak sengaja (itu tidak mengirim dua kali) — Kirim Ulang adalah tindakan sengaja yang memang mengirim lagi.

Setelah PO dikirim

PO yang SENT belum mengubah stok maupun biaya. Langkah berikutnya:

• Terima barang saat datang → di sinilah stok bertambah dan biaya bahan masuk.
• Bayar → dilakukan Keuangan, sesuai tempo pada PO.