Cara Input Opname (Stok Akhir)
Panduan Tim Warung menghitung stok fisik akhir bulan (Opname) di MBS Food Cost — pilih warung & periode, isi qty stok dalam satuan dasar, pakai tombol 'Isi sisa = 0' untuk barang yang habis, lalu Simpan. Hitungan ini menjadi Stok Akhir yang dibaca laporan biaya bahan (COGS) dan membuat stok aplikasi pas dengan kenyataan di gudang.
Halaman Opname Stok (menu Operasional Harian → Opname Stok) adalah tempat Anda menghitung sisa stok fisik di akhir periode — biasanya akhir bulan. Anda berkeliling gudang, menghitung berapa sisa tiap barang, lalu mengisinya ke satu lembar dan menekan Simpan Opname. Hitungan itu menjadi Stok Akhir bulan ini, dan stok di aplikasi langsung disesuaikan dengan angka yang Anda hitung.
🎓 Pahami dulu: kenapa stok harus dihitung ulang
Analogi sederhana
Aplikasi mencatat stok seperti buku tabungan: tiap pembelian menambah, tiap pemakaian mengurangi. Tapi di dunia nyata ada susut — tumpah, basi, terpakai tanpa tercatat, atau salah catat. Opname itu seperti menghitung uang fisik di laci lalu mencocokkannya dengan buku: kalau beda, yang benar adalah hitungan fisik. Aplikasi lalu membetulkan bukunya agar pas dengan laci.
Cara kerjanya: dari hitung sampai jadi laporan
Kenapa penting?
Stok Akhir yang Anda hitung dipakai langsung untuk menghitung biaya bahan (COGS) bulan itu — rumusnya: stok awal + pembelian − stok akhir. Kalau Anda salah hitung atau melewati barang, angka food cost jadi salah. Karena itu: hitung teliti, dan jangan biarkan barang yang habis kosong — isi 0 supaya tercatat "memang habis", bukan "lupa dihitung". Hitungan bulan berikutnya juga mulai dari angka ini, jadi periode depan ikut benar.
Menghitung stok satu periode
Buka halaman Opname Stok
Dari menu kiri, pilih Opname Stok. Halaman ini menampilkan daftar periode yang sudah pernah dihitung. Untuk mencatat hitungan baru, tekan tombol Tambah Opname (biru, di kanan atas) — lembar hitung akan terbuka dalam sebuah jendela.
Di dalam jendela, pastikan Warung dan Periode sudah
benar — Periode adalah bulan yang Anda hitung (mis. 2026-06), dan Tanggal
Opname adalah tanggal Anda benar-benar menghitung.
Isi qty stok fisik tiap barang
Barang ditampilkan dikelompokkan per kategori (Food, Minuman, Kemasan, Gas,
Cleaning). Isi jumlah sisa fisik tiap barang dalam satuan dasar — perhatikan
satuan yang tertera di sebelah kanan kolom (mis. gr, ml, pc). Misalnya 1 karung
beras yang tersisa Anda isi sebagai 25000 (gram), bukan "1 karung".
- RM026 · Cabe
avg Rp120/gr • lalu: 1200
gr - RM030 · Berasavg —/grgr
Tulisan kecil avg Rp…/gr di bawah nama barang hanya pengingat harga
rata-rata — kalau tertulis — berarti barang itu belum punya data
pembelian (bukan berarti gratis). • lalu: menunjukkan hasil hitung periode
sebelumnya, sebagai pembanding.
Pakai "Isi sisa = 0" untuk barang yang habis
Setelah mengisi barang yang ada sisanya, tekan Isi sisa = 0. Semua kolom yang masih kosong otomatis terisi 0 — artinya barang itu dihitung habis.
Ini penting: 0 adalah hitungan yang nyata ("memang habis"), berbeda dari barang yang dibiarkan kosong (dianggap dilewati, tidak ikut disimpan). Jadi kalau sebuah barang memang habis, jangan dibiarkan kosong — isi 0.
Tekan Simpan Opname
Muncul pesan "Tersimpan: N item periode 2026-06. Snapshot bulan diperbarui & N baris ditambah ke riwayat (Opname_Log) — hitungan lama tidak hilang." Stok di aplikasi kini pas dengan hitungan Anda, dan angka ini dipakai laporan biaya bahan bulan itu.
Tombol Simpan masih mati? Tombol baru aktif kalau minimal satu barang sudah diisi. Kalau semua kolom kosong, tekan dulu Isi sisa = 0 atau isi setidaknya satu barang.
Mengisi stok awal untuk item baru
Saat sebuah item/bahan baru dibuat di Data Master → Item & Satuan, stok awalnya di aplikasi masih 0 — aplikasi belum tahu berapa banyak yang sudah ada di gudang. Opname adalah cara mengisi "stok awal" (saldo awal) item baru itu: Anda tidak perlu mengisi kolom khusus saat membuat item — cukup hitung fisiknya lewat Opname, dan angka itu langsung menjadi stok pertamanya.
🎓 Pahami dulu: kenapa lewat Opname, bukan saat buat item
Analogi sederhana
Membuat item baru itu seperti menambah baris kosong di buku stok — namanya sudah ada, tapi isinya belum. Opname mengisi baris itu dengan hasil hitungan fisik pertama. Jadi urutannya: buat item dulu (di Data Master), lalu hitung stoknya lewat Opname.
Kenapa lewat Opname?
Karena Opname sudah satu-satunya tempat yang menyamakan stok aplikasi dengan hitungan fisik — lengkap dengan jejak audit dan nilai rata-rata (avg cost). Mengisi stok awal lewat Opname berarti item baru mengikuti jalur yang sama, benar, dan tercatat rapi — tidak ada jalur terpisah yang bisa salah.
Pastikan itemnya sudah dibuat
Item baru dibuat oleh Admin/Keuangan di Data Master → Item & Satuan (tombol Tambah Item). Kalau item sudah ada di katalog dan berstatus Aktif, ia otomatis muncul di lembar Opname — Anda tidak perlu menyetel apa pun lagi.
Buka lembar Opname & cari item baru itu
Buka Opname Stok → Tambah Opname, pilih Warung dan Periode berjalan. Barang
baru muncul di kelompok kategorinya (mis. item Food muncul di grup Food). Di
bawah namanya akan tertulis avg — — itu normal untuk item baru (belum ada data
pembelian, jadi belum ada harga rata-rata).
- RM999 · Uji Saldo Awalavg —/grgr
Isi jumlah stok fisik yang ada sekarang
Isi kolom qty item itu dengan jumlah fisik yang benar-benar ada di gudang saat ini,
dalam satuan dasar (mis. 250 gr). Inilah stok awalnya. Kalau item itu memang
belum ada barangnya, isi 0 (jangan dibiarkan kosong — kosong berarti dilewati).
Tekan Simpan Opname
Selesai. Stok item baru itu kini tercatat sesuai hitungan Anda. Anda bisa
memastikannya di Inventori & Analitik → Stok Ringkas: cari kodenya, kolom Saldo
akan menampilkan angka yang Anda isi (mis. 250 gr), dengan gerakan terakhir bertanda
OPNAME_SET.
Tidak ada kolom "stok awal" saat membuat item — dan itu memang disengaja. Semua pengisian stok fisik lewat satu pintu: Opname. Jadi baik item lama maupun item baru, cara mengisi stoknya sama.
Kalau perlu menghitung ulang periode yang sama
Boleh saja menghitung lebih dari sekali dalam satu bulan (mis. ada koreksi). Saat Anda Simpan lagi untuk periode yang sama, angka snapshot bulan itu ditimpa dengan hitungan terbaru — jadi satu barang = satu angka Stok Akhir per bulan. Riwayat hitungan lama tidak hilang: setiap kali Simpan menambah satu baris ke riwayat (Opname_Log), jadi semua hitungan tetap tercatat untuk jejak audit.
Saat Anda membuka kembali periode yang sudah disimpan, kolom qty terisi otomatis dari hitungan terakhir — tinggal Anda betulkan yang perlu, lalu Simpan ulang.
Memeriksa periode yang sudah dihitung
Halaman Opname Stok menampilkan daftar periode yang sudah pernah dihitung per warung — jadi Anda bisa cepat melihat bulan mana saja yang sudah selesai diopname, kapan dicatat, berapa item yang dihitung, dan siapa penginputnya. Untuk mencari di daftar ini:
- Kotak pencarian — ketik untuk menyaring daftar.
- Periode — pilih bulan tertentu (mis.
2026-06) untuk fokus ke satu periode. - Warung — pilih warung untuk melihat hitungan warung itu saja.
- Judul kolom (↕) — tekan untuk mengurutkan (mis. dari periode terbaru).
- Halaman — kalau daftarnya panjang, pakai tombol berpindah halaman di bawah.
Cara Unggah Laporan POS
Panduan Tim Warung mengunggah laporan 'Sales Recapitulation Detail Report' (.xlsx) dari dashboard POS ke MBS Food Cost — pilih warung, pilih file laporan yang benar, lalu tekan 'Unggah laporan POS'. Sistem memeriksa format file: file yang benar disimpan dan menampilkan jumlah baris tersimpan, baris nol yang dilewati, bill duplikat, dan jumlah bill yang stok teoretisnya otomatis dikurangi dari resep; file yang SALAH pilih atau formatnya BERUBAH ditolak otomatis agar data penjualan tidak rusak. Mengunggah file yang sama dua kali tidak menambah baris (aman dari dobel).
Cara Catat Penyesuaian Stok
Panduan Tim Warung mencatat pergerakan stok yang bukan pembelian/penjualan di MBS Food Cost — bocor/susut, kadaluarsa, rusak, transfer antar warung, dan koreksi/temuan. Pilih jenis penyesuaian, item, dan qty (satuan dasar); tanda plus/minus diisi otomatis dari jenisnya. Penyesuaian merapikan saldo stok di aplikasi agar pas dengan kenyataan — TANPA mengubah angka food cost bulan itu.