Cara Mencatat Pembelian

Halaman Pembelian (menu Operasional Harian → Pembelian) adalah tempat Anda mencatat bahan yang dibeli untuk warung — cabe, ayam, minyak, gas, dan seterusnya. Kalau satu vendor mengirim beberapa barang sekaligus (mis. tukang sayur bawa cabe DAN bawang di kunjungan yang sama), Anda bisa mencatat semuanya dalam satu kali buka formulir — tidak perlu bolak-balik buka-tutup untuk tiap barang. Begitu Anda tekan Simpan Pembelian, semua barang di daftar itu langsung masuk hitungan biaya bahan (COGS) dan menambah stok. Jadi catat setiap pembelian, sekecil apa pun, supaya laporan warung benar.

Navigasi cepat

• Mencatat pembelian (satu barang atau beberapa sekaligus) — langkah lengkap, dari buka formulir sampai Simpan.
• Mencari & memeriksa pembelian yang sudah tercatat — cari, urutkan, saring daftar; cara batalkan kalau salah catat.
• Barang dwi-satuan — ayam & sejenisnya: pesan per ekor, ditagih per kg.
• Satuan bertingkat — beli per box, otomatis dikonversi ke satuan dasar.
• Pita harga 🟩/🟥 — cara membaca peringatan harga sebelum menyimpan.
• Vendor (opsional) — item langganan naik ke atas, vendor bisa terisi otomatis.
• Biaya Tambahan (ongkos kirim, dll.) — mencatat ongkos kirim/parkir yang menempel di pembelian ini, terpisah dari biaya bahan.

🎓 Pahami dulu: kenapa pembelian langsung jadi biaya

Analogi sederhana

Bayangkan setiap kali Anda membeli bahan, Anda memasukkan nota ke dalam satu kotak. Di akhir bulan, isi kotak itulah yang dipakai menghitung berapa biaya bahan warung. Kalau ada nota yang tidak Anda masukkan, biaya bahan terlihat lebih kecil dari kenyataan — dan laporan untung-rugi jadi salah. Mencatat di aplikasi sama dengan memasukkan nota ke kotak yang tepat.

Cara kerjanya: dari beli sampai jadi biaya

Anda catat beliIsi barang demi barang, lalu Tambah Baris

Simpan sekaliSemua baris di daftar tersimpan bersama

Stok bertambahTiap barang masuk gudang

Jadi biaya bahanTiap barang langsung masuk COGS

Muncul di laporanDibaca atasan & kantor

Kenapa penting?

Karena pembelian langsung jadi biaya saat disimpan, mencatat dengan benar dan tepat waktu membuat angka food cost warung akurat. Kalau ada harga beli yang tidak wajar, aplikasi menandainya supaya bisa dicek lebih cepat — sebelum jadi kebocoran. Setiap pembelian tercatat di audit dan tidak bisa dihapus diam-diam; kalau salah, perbaikannya lewat batalkan lalu catat ulang, bukan diubah sembunyi-sembunyi.

Mencatat pembelian (satu barang atau beberapa sekaligus)

Kalau Anda beli satu barang dari satu vendor, atau beberapa barang berbeda dari vendor yang sama dalam satu kunjungan, caranya sama — Anda mengisi satu daftar barang di dalam satu formulir, lalu satu kali tekan Simpan untuk semuanya. Vendor, tanggal, sumber dana, dan status bayar cukup diisi sekali untuk seluruh daftar; yang beda-beda per barang hanya item, qty, dan harganya.

Tombol "Tambah Baris" masih mati? Pastikan Item sudah dipilih, dan untuk barang biasa Satuan Beli serta Qty/Harga juga terisi. (Untuk barang dwi-satuan Satuan Beli tidak ada — lihat bagian berikutnya.) Kalau ada peringatan merah satuan, tombol sengaja dimatikan sampai satuan barang dibetulkan.

Tombol "Simpan Pembelian" masih mati? Daftar Barang-nya masih kosong — isi minimal satu barang dan tekan Tambah Baris dulu, dan pastikan Warung serta Tanggal Beli/Terima sudah terisi.

Mencari & memeriksa pembelian yang sudah tercatat

Daftar pembelian di halaman bisa Anda cari, urutkan, dan saring — berguna untuk mengecek apa yang sudah masuk:

• Kotak cari — ketik nama barang untuk menyaring.
• Pilih Warung — lihat pembelian per outlet.
• Dari / Sampai → Terapkan — saring berdasarkan rentang tanggal.
• Judul kolom (Tanggal, Total, …) — tekan untuk mengurutkan (↕).

Kalau barisnya banyak, gunakan halaman di bagian bawah daftar.

Salah catat? Pembelian tidak bisa diubah atau dihapus diam-diam (sudah masuk COGS + tercatat di audit). Yang berhak — manajer ke atas — bisa menekan menu ⋯ (Kelola) di baris itu lalu Batalkan; baris hilang dan biayanya dibalik. Kalau Anda mencatat beberapa barang sekaligus dan hanya satu yang salah, tetap dibatalkan per baris — baris lain di daftar tidak ikut terpengaruh. Setelah itu catat ulang dengan angka yang benar. Tim Warung tidak melihat tombol Batalkan — minta bantuan manajer kalau perlu membatalkan.

Barang dwi-satuan: pesan per ekor, ditagih per kg

Sebagian barang — terutama ayam mentah — Anda pesan per ekor, tapi penjual menagih per kilogram (1 ekor bisa 0,7–0,8 kg, berbeda tiap kiriman). Kalau Anda memilih barang seperti ini, formulir berubah otomatis: kolom Qty Beli / Satuan Beli / Harga Satuan hilang, diganti kolom khusus dwi-satuan.

Isi 3 angka dari nota: Qty (ekor), Berat total (kg), dan Harga/kg (angka yang tertera di faktur). Aplikasi langsung menghitung sendiri — Anda tidak perlu hitung manual:

• total = Berat × Harga/kg (contoh: 15,2 × 50.000 = Rp760.000),
• kg/ekor untuk kiriman ini (contoh: 15,2 ÷ 20 = 0,76 kg/ekor).

Kalau di nota yang tertulis total langsung (bukan harga/kg), isi saja kolom Isi total langsung — aplikasi menghitung balik harga/kg-nya. Yang disimpan sebagai harga sebenarnya adalah Rp/kg, supaya cocok dengan faktur dan laporan biaya benar.

Satuan bertingkat: 1 box = beberapa pouch = sekian ml

Beberapa barang punya satuan bertingkat — misalnya minyak goreng: 1 box = 6 pouch, 1 pouch = 2 liter, 1 liter = 1.000 ml. Anda cukup beli dalam satuan besar (mis. box); aplikasi menampilkan petunjuk konversi 🔗 dan mengubahnya ke satuan dasar (ml) otomatis:

Contoh: beli 3 box → aplikasi tahu 1 box = 12.000 ml, jadi yang masuk stok = 36.000 ml. Anda tidak perlu menghitung itu sendiri.

Kalau muncul peringatan merah di bawah Satuan Beli (mis. "conv_to_parent (F) kosong/0 di ..."), berarti rantai satuan barang itu belum benar disetel admin. Tombol Tambah Baris dimatikan supaya stok tidak salah hitung — laporkan ke manajer/admin untuk membetulkan satuan barang dulu.

Pita harga 🟩 / 🟥 saat Anda mengetik

Begitu harga bisa dihitung, muncul pita harga di bagian pengisi barang — sebelum Anda menekan Tambah Baris:

• 🟩 Harga wajar. — harga masih dalam batas wajar barang itu.
• 🟥 Harga di atas toleransi — harga melebihi batas wajar. Cek lagi: salah ketik? salah satuan? atau harga pasar memang naik (lampirkan foto struk).

Pita ini tidak melarang menyimpan — hanya pemandu agar angka yang salah ketahuan saat itu juga, bukan minggu depan. Pita membaca harga standar yang sama yang dipakai aplikasi saat menyimpan, jadi yang Anda lihat = yang akan dicatat.

Kalau muncul "Harga di atas toleransi"

Kadang setelah disimpan, baris pembelian menampilkan tanda merah:

Harga di atas toleransi

Artinya harga beli lebih tinggi dari harga standar barang itu (melebihi batas wajar yang disetel admin). Pembelian tetap tersimpan — tanda ini bukan larangan, tapi pengingat untuk dicek: mungkin harga pasar memang sedang naik, salah ketik, atau salah pilih satuan. Kalau ternyata salah ketik, batalkan pembelian itu lalu catat ulang dengan angka yang benar (jangan diubah diam-diam).

Kalau harga standar barang belum diisi admin, aplikasi tidak menandai apa-apa — bukan berarti harganya pasti wajar, hanya belum ada pembanding.

Vendor (opsional)

Anda boleh memilih Vendor (toko/supplier tempat membeli), tapi ini tidak wajib — belanja dadakan dari pasar tetap boleh. Kalau vendor yang dipilih belum pernah ditautkan ke barang itu, muncul catatan kecil "vendor ini belum tercatat untuk barang ini". Itu hanya pemberitahuan, bukan larangan — pembelian tetap bisa disimpan.

Barang langganan naik ke atas, dan Vendor bisa terisi sendiri

Kalau Anda memilih Vendor lebih dulu, daftar Item otomatis menaruh barang-barang langganan vendor itu di paling atas, masing-masing dengan tanda kecil "Tercatat" — supaya Anda tidak perlu mengetik jauh untuk barang yang biasa dibeli dari situ. Barang lain (belum langganan) tetap muncul di bawahnya dan tetap bisa dipilih seperti biasa.

Sebaliknya, kalau Vendor masih kosong dan Anda memilih Item lebih dulu, dan barang itu punya vendor langganan yang sudah disetel admin, kolom Vendor akan terisi otomatis dengan vendor langganan itu (dan Jatuh tempo ikut mengikuti tempo vendor tersebut, kalau beli tempo). Ini hanya bantuan pengisian — kalau Anda sudah memilih vendor sendiri, atau memilih lalu mengosongkannya, isian otomatis ini tidak akan menimpa pilihan Anda. Pengisian otomatis ini hanya terjadi untuk barang pertama yang Anda pilih di daftar kosong — begitu Daftar Barang sudah punya isi, Vendor tidak akan berubah sendiri lagi walau Anda memilih item lain (karena Vendor sudah berlaku untuk semua barang di daftar).

Biaya Tambahan (ongkos kirim, dll.)

Kadang pembelian datang dengan biaya tambahan yang bukan harga barangnya sendiri — misalnya ongkos kirim, parkir truk, atau biaya lain yang menempel di kunjungan vendor itu. Di bawah Daftar Barang ada kotak terpisah Biaya Tambahan untuk mencatat biaya-biaya ini — opsional, boleh dikosongkan kalau tidak ada.

Isi Kategori biaya (cari dari daftar biaya operasional yang sudah ada, mis. Ongkos Kirim), Keterangan (opsional), dan Jumlah, lalu tekan Tambah. Biaya itu muncul sebagai baris tersendiri di kotak Biaya Tambahan (dengan tombol sampah untuk menghapusnya), dan Total keseluruhan di bawah menjumlahkan barang + biaya sekaligus supaya Anda tahu total yang benar-benar keluar dari kunjungan vendor ini.

Penting — biaya tambahan TIDAK masuk biaya bahan (food cost). Ongkos kirim dkk. dicatat sebagai biaya operasional, bukan biaya bahan — jadi tidak ikut menghitung food cost warung, meski tetap tercatat sebagai pengeluaran uang. Biaya ini mengikuti status bayar & sumber dana yang sama dengan bagian atas formulir (kalau pembelian ini beli tempo/Belum dibayar, biaya tambahannya juga jadi utang sendiri, jatuh tempo sama seperti barangnya).