Mengelola Pengguna & Akses

Halaman Pengguna & Akses (menu Pengaturan → Pengguna & Akses) adalah tempat Anda mengundang anggota tim, mengatur apa yang boleh mereka lakukan, dan mengelola grup warung. Halaman ini hanya bisa dibuka oleh Admin dan Owner.

🎓 Pahami dulu: peran, cakupan, dan undangan

Analogi sederhana

Bayangkan Anda memberi kartu akses ke karyawan baru:

• Peran = apa yang boleh dia lakukan (misal staff hanya mencatat, finance boleh menyetujui uang).
• Cakupan = di mana dia boleh melakukannya (satu warung, satu grup warung, atau seluruh tenant).

Satu orang bisa punya beberapa kartu sekaligus — misalnya manager di Grup A dan finance di seluruh tenant. Akses-akses itu bertumpuk, tidak saling menghapus.

Cara kerjanya: dari undangan sampai aktif

Admin mengundangIsi email, peran, cakupan

Email terkirimTautan sekali pakai, 7 hari

Anggota buat sandiDari tautan di email

Akun aktifLangsung bisa masuk

Kenapa penting?

Memisahkan peran (apa) dari cakupan (di mana) membuat akses tepat — seorang manager warung A tidak otomatis bisa mengatur warung B. Dan karena akun dibuat lewat undangan (bukan daftar sendiri), hanya orang yang benar-benar Anda undang yang bisa masuk. Setiap perubahan akses tercatat di audit.

Mengundang anggota tim

Mengatur akses anggota

Tabel Anggota punya kotak pencarian (cari berdasarkan email) dan bisa diurutkan (tekan judul kolom Anggota) — berguna kalau tim Anda sudah banyak; daftar panjang otomatis terbagi ke beberapa halaman.

Di tabel Anggota, setiap akses muncul sebagai label seperti ini:

finance@tenant

• Menambah akses: tekan Tambah akses di baris anggota, lalu pilih peran & cakupan.
• Mencabut akses: tekan label akses (tanda ×) untuk mencabutnya. Anggota langsung kehilangan akses itu, tapi akses lainnya tetap.

Menonaktifkan dan mengaktifkan kembali akun

Kadang Anda perlu menonaktifkan anggota tanpa menghapusnya — misalnya karyawan cuti panjang, keluar, atau Anda sedang memeriksa sesuatu. Setiap baris di tabel Anggota punya status akun di kolom Status.

🎓 Pahami dulu: beda nonaktif, cabut akses, dan hapus

Ada tiga cara menghentikan akses seseorang, dan masing-masing untuk situasi berbeda:

• Menonaktifkan akun (kolom Status): akun tidak bisa masuk sama sekali, tapi data dan riwayatnya tetap utuh. Bisa dibalik dengan satu klik. Cocok untuk cuti, karyawan keluar sementara, atau kasus "tidak yakin".
• Mencabut akses (label peran × di kolom Akses): akun masih bisa masuk, tapi kehilangan satu peran. Misal Anda cabut peran finance, dia masih bisa masuk sebagai staff. Untuk menyesuaikan "apa yang boleh dia lakukan".
• Hapus (lewat manajemen tenant / platform): menghapus identitas anggota permanen agar emailnya bisa dipakai undangan baru. Hanya untuk kasus definitif.

Aturan praktis: kalau ragu, nonaktifkan dulu — aman, bisa dibalik, dan anggota langsung keluar dari sistem begitu statusnya berubah.

Cara menonaktifkan

Di baris anggota yang ingin Anda nonaktifkan, tekan label hijau Aktif:

Aktif

Setelah ditekan, label berubah jadi merah Nonaktif, dan akun langsung diblokir dari login. Begitu anggota tersebut membuka halaman mana pun atau mencoba masuk lagi, sistem mengeluarkannya dan menampilkan pesan:

Cara mengaktifkan kembali

Untuk mengaktifkan, tekan label merah Nonaktif di baris yang sama:

Nonaktif

Akun kembali Aktif, dan anggota bisa masuk seperti biasa dengan kata sandi lamanya. Anda tidak perlu mengundang ulang atau membuat kata sandi baru — status akun terpisah dari kata sandi.

Anda tidak bisa menonaktifkan akun sendiri

Tombol Status di baris akun Anda sendiri selalu mati (nonaktif), dengan keterangan "Anda tidak dapat menonaktifkan akun sendiri." Ini agar Anda tidak mengunci diri sendiri keluar dari sistem. Kalau perlu berganti admin utama, aktifkan dulu admin pengganti, baru minta dia yang menonaktifkan akun lama Anda.

Mengelola grup warung

Di bagian Grup warung Anda bisa membuat grup baru (ketik nama → Buat grup), mengganti nama grup, dan menghapus grup.

• Mengganti nama grup — tekan menu titik-tiga ⋯ di baris grup lalu Edit, ketik nama baru, Simpan perubahan. Aman dilakukan kapan saja, bahkan saat grup masih berisi warung aktif (mengganti nama tidak memindahkan warung apa pun).
• Menghapus grup — sebuah grup tidak bisa dihapus selama masih punya warung aktif di dalamnya. Pindahkan dulu warung-warungnya ke grup lain, baru tombol Hapus-nya hidup.