Cara Pakai Kas Kecil
Panduan Tim Warung mengelola Kas Kecil (petty cash) di MBS Food Cost — Isi Ulang (refill) menambah saldo, Hitung Kas mengecek uang fisik di laci vs saldo seharusnya (lampu 🟢/🟡/🔴), dan Koreksi/Reimburse menyesuaikan saldo. Belanja & biaya yang dibayar dari kas dipotong OTOMATIS lewat form Pembelian/Biaya, jadi form ini hanya untuk isi ulang, hitung, dan koreksi. Kas Kecil hanya melacak arus kas — TIDAK ikut dihitung di Food Cost.
Halaman Kas Kecil (menu Operasional Harian → Kas Kecil) adalah buku kas kecil per warung — untuk melacak uang tunai di laci kas. Ada tiga mode: Isi Ulang (menambah uang ke kas), Hitung Kas (mengecek uang fisik vs saldo seharusnya), dan Koreksi (menyesuaikan saldo atau membayar talangan staf). Di atas form selalu tampil Saldo kas: Rp… yang langsung berubah setiap kali Anda menyimpan.
Saldo boleh minus (merah
−Rp…) — itu normal, bukan error. Kalau sebuah pembayaran atau reimburse lebih besar dari uang di laci, saldo bisa turun di bawah nol dan tampil merah dengan tanda minus di depan (mis. −Rp100.000). Aplikasi tidak memblokir — angka ini hanya catatan bahwa kas sedang "dipakai lebih dulu". Begitu Anda Isi Ulang, saldo lurus kembali ke positif dengan sendirinya (mis. −Rp100.000 → diisi Rp1.000.000 → jadi Rp900.000). Tidak perlu khawatir, tidak ada yang perlu "diperbaiki" manual.
🎓 Pahami dulu: kas kecil itu pencatat UANG, bukan biaya kedua
Analogi sederhana
Bayangkan ada kotak uang tunai di warung untuk belanja kecil sehari-hari. Kas Kecil di aplikasi adalah buku catatan kotak itu — berapa uang masuk, berapa keluar, dan berapa sisanya. Yang dicatat di sini hanya pergerakan uangnya, bukan biaya baru.
Cara kerjanya: belanja dari kas dipotong OTOMATIS
Saat Anda mencatat Pembelian atau Biaya dengan Sumber Dana = "Kas Kecil", uangnya langsung dipotong dari kas — Anda tidak perlu mencatatnya lagi di sini. Form ini hanya untuk isi ulang, hitung kas, dan koreksi.
Kenapa penting?
Rupiah belanja/biaya sudah tercatat di form Pembelian/Biaya (yang masuk Food Cost & Laba Rugi). Kas Kecil hanya melacak "uang keluar dari laci yang mana" — jadi TIDAK pernah dijumlahkan lagi ke Food Cost. Kalau dijumlahkan dua kali, angka biaya akan kelihatan dobel. Karena itu apa pun yang Anda catat di sini tidak mengubah angka food cost sama sekali.
Sumber belajar
- Apa itu kas kecil (petty cash) — penjelasan singkat (bahasa Inggris).
Mulai dari sini untuk semua mode. Untuk mencatat apa pun di Kas Kecil, tekan dulu tombol biru Tambah Kas di pojok kanan atas halaman — sebuah jendela form akan terbuka. Di dalam jendela itulah Anda memilih mode: Isi Ulang, Hitung Kas, atau Koreksi. Jadi langkah "buka jendela" ini berlaku untuk ketiga mode di bawah.
Mode 1 — Isi Ulang (menambah uang ke kas)
Pakai mode ini saat menambah uang tunai ke laci kas (mis. owner/finance mengisi kas).
Pilih mode Isi Ulang, lalu isi jumlah
Tekan tombol Isi Ulang. Pastikan Warung & Tanggal benar, isi Jumlah Isi Ulang (Rp) (harus lebih dari 0), dan isi Nama penginput. Pemegang Kas dan Bukti isi ulang boleh dikosongkan.
Tekan Simpan Isi Ulang
Muncul pesan hijau, mis. "✅ Kas diisi ulang Rp100.000. Saldo baru Rp100.000.", dan Saldo kas di atas naik sesuai jumlah yang diisi.
Mode 2 — Hitung Kas (cek uang fisik vs seharusnya)
Pakai mode ini untuk menghitung uang fisik di laci dan membandingkannya dengan saldo yang seharusnya menurut aplikasi.
Isi jumlah uang fisik yang Anda hitung
Tekan Hitung Kas, lalu isi Jumlah Kas Dihitung (fisik, Rp) — yaitu uang yang benar-benar Anda hitung di laci.
Tekan Hitung & Cek, lalu baca lampu
Muncul hasil rekonsiliasi dengan lampu warna: mis. "🟡 Seharusnya Rp100.000 · Dihitung Rp95.000 · Selisih −Rp5.000 (kurang — cek belanja tak tercatat / kebocoran)".
Arti lampunya:
- 🟢 Cocok — selisih kecil (sampai Rp1.000). Uang fisik ≈ saldo seharusnya. Aman.
- 🟡 Hati-hati — selisih sedang (sampai Rp25.000). Perlu dicek.
- 🔴 Bahaya — selisih besar (di atas Rp25.000). Wajib ditelusuri.
Hitung Kas tidak mengubah saldo. Mode ini hanya mengecek — saldo di atas tetap sama. Selisih minus (kurang) biasanya berarti ada belanja yang belum tercatat; selisih plus (lebih) berarti ada isi ulang/entri yang terlewat.
Mode 3 — Koreksi / Reimburse
Pakai mode ini untuk menyesuaikan saldo (Koreksi) atau membayar talangan staf (Reimburse).
Pilih Tipe Koreksi & isi jumlah
Tekan Koreksi, lalu pilih Tipe Koreksi:
- Koreksi saldo (+/−) — isi angka + untuk menambah, − untuk mengurangi saldo.
- Reimburse talangan staf (kas keluar) — untuk mengganti uang staf yang menalangi; selalu kas keluar (saldo berkurang), berapa pun angka yang Anda ketik.
Tekan Simpan Koreksi
Muncul pesan hijau, mis. "✅ Reimburse −Rp3.000. Saldo baru Rp97.000.", dan saldo di atas menyesuaikan. Tanda minus selalu di depan "Rp" (−Rp…), baik di saldo maupun di pesan.
Catatan koreksi tidak boleh 0. Kalau Anda mengetik 0, aplikasi menolak dengan pesan "Jumlah koreksi tidak boleh 0.".
Memeriksa riwayat kas
Di halaman utama Kas Kecil ada daftar riwayat semua gerakan kas (Tanggal, Tipe, Jumlah, Pemegang, Catatan), serta dua kartu ringkasan: Saldo kas (sisa uang sekarang) dan Arus kas masuk (total uang yang masuk). Untuk mencari & menyaring riwayat:
- Kotak cari — ketik untuk menemukan baris berdasarkan catatan atau pemegang.
- Pilihan Warung — pilih warung mana yang riwayatnya ingin Anda lihat.
- Dari / Sampai — pilih rentang tanggal, lalu tekan Terapkan untuk menyaring.
- Judul kolom (↕) — tekan judul kolom untuk mengurutkan, mis. dari tanggal terbaru.
- Halaman — daftar dibagi per halaman; pakai tombol di bawah untuk pindah halaman.
- Uang keluar ditampilkan merah dengan tanda minus, agar mudah dibedakan dari uang masuk.
Cara Input Biaya Operasional
Panduan Tim Warung mencatat biaya operasional & gaji (listrik, air, sewa, gaji/upah) di MBS Food Cost — pilih warung, tanggal, grup & kategori, isi jumlah, pilih sumber dana lalu tekan 'Simpan Biaya'. Biaya operasional & gaji TIDAK ikut dihitung dalam Food Cost % — hanya pembelian bahan (Food + Minuman) yang masuk HPP. Kalau sumber dana 'Kas Kecil', uang otomatis dipotong dari kas. Bisa juga catat 'belum dibayar' (tempo): kas ditunda, biaya tetap tercatat.
Cara Membuat PO (Pesanan ke Pemasok)
Panduan Tim Warung membuat Purchase Order (Buat PO) di MBS Food Cost — memilih vendor, menambah baris barang (Kategori, Item, Qty, Satuan, Harga/unit), Tempo Bayar yang otomatis dari vendor, Subtotal yang dihitung sendiri, dan memahami hal terpenting: PO BUKAN pembelian — selama berstatus SUBMITTED ia BELUM mengurangi kas, BELUM menambah stok, dan BELUM masuk biaya bahan (COGS). Barang baru jadi biaya saat benar-benar DITERIMA nanti.