Cara Input Penjualan (OFD)

Halaman Penjualan (menu Operasional Harian → Penjualan) adalah tempat Anda memasukkan hasil penjualan dari tiap aplikasi (channel) — Cash, GrabFood, GoFood, ShopeeFood, QRIS-Gopay, QRIS-ShopeePay, plus channel kustom apa pun yang sudah ditambahkan Admin/Keuangan (mis. Tokopedia, Blibli). Saat menekan Tambah Penjualan, Anda memilih salah satu dari dua mode: Dari File (unggah dokumen, dibaca otomatis) atau Isi Manual (ketik angka sendiri, tanpa dokumen). File yang diminta menyesuaikan channel — foto untuk Cash, PDF untuk GrabFood, CSV atau XLSX untuk yang lain — jadi Anda tidak akan salah pilih jenis file. Unggahan setiap hari menumpuk menjadi total bulan.

Channel kustom = selalu Isi Manual. Channel tambahan yang dibuat sendiri (bukan 6 channel bawaan) tidak punya mode unggah file — begitu Anda memilihnya, formulir langsung menampilkan kolom Amount NET (tidak ada tombol Dari File, kamera, atau kolom unggah). Ini normal: channel kustom diisi manual per periode. Cara menambah channel baru ada di panduan Admin/Keuangan → Data Master.

Di bagian atas halaman ada kartu total per channel — satu kartu Total NET (periode) plus satu kartu untuk tiap channel (Cash, GrabFood, GoFood, ShopeeFood, QRIS-Gopay, QRIS-ShopeePay) yang menunjukkan jumlah penjualan channel itu sepanjang bulan yang dipilih. Channel yang belum ada datanya menampilkan Rp0. Kartu ini hanya tontonan (angka penjualan murni) — bukan persen food cost.

🎓 Pahami dulu: kenapa pakai angka NET, bukan kotor

Analogi sederhana

Bayangkan Anda jualan lewat ojek online. Pembeli bayar Rp 100.000 (itu angka kotor / gross), tapi aplikasi memotong komisi mereka, jadi yang masuk ke rekening Anda mungkin cuma Rp 70.000 (itu angka bersih / NET). Uang yang benar-benar Anda terima adalah yang NET — jadi itulah yang dipakai untuk menghitung untung-rugi. Angka kotor hanya disimpan sebagai catatan pembanding.

Cara kerjanya: dari file sampai jadi laporan

Unggah laporanCSV/XLSX dari aplikasi OFD

Aplikasi baca NETOtomatis & dijumlah

Jadi Penjualan NETSetelah komisi

Muncul di laporanPembagi food cost

Kenapa penting?

Penjualan NET adalah pembagi dalam rumus Food Cost % (biaya bahan ÷ penjualan). Kalau angka penjualan salah, persen food cost ikut salah. Karena itu: unggah laporan yang benar, dan jangan unggah file yang sama dua kali — aplikasi memang akan menolaknya supaya penjualan tidak terhitung dobel. Unggah tiap hari; angka harian akan dijumlahkan sendiri menjadi total bulan.

Mengunggah laporan dari file (mode "Dari File")

File yang sama ditolak. Kalau Anda mengunggah file yang persis sama dua kali, aplikasi menampilkan "File ini sudah pernah diunggah (mencegah dobel hitung)." dan tidak menyimpan ulang. Ini sengaja, supaya penjualan tidak terhitung dua kali. Untuk hari berikutnya, unduh file baru dari aplikasi penjualan.

Isi manual (kalau tidak ada file)

Pada semua channel — termasuk Cash dan GrabFood — Anda bisa menekan tombol mode Isi Manual dan langsung mengetik Amount NET, tanggal, dan nama penginput, tanpa file. Ini berguna kalau Anda sudah tahu angkanya dan tidak perlu mengunggah laporan.

Channel kustom sudah otomatis manual. Untuk channel tambahan (bukan 6 bawaan), Anda tidak perlu menekan Isi Manual — begitu channel dipilih, tombol Dari File / Isi Manual hilang dan diganti keterangan "Sumber kustom — isi manual NET per periode (tidak ada unggah file)", lalu kolom Amount NET langsung muncul. Langkah pengisiannya sama persis dengan di bawah ini.

Menekan Isi Manual mengganti tampilan — kolom unggah file & tombol Proses file hilang, digantikan langsung oleh kolom Amount NET, Gross, Tanggal Penjualan, Nama penginput, dan Catatan. Menekan Dari File lagi mengembalikan kolom unggah (angka yang sempat diketik di mode manual akan dikosongkan, supaya tidak tertinggal tanpa sengaja).

File jadi opsional, bukan hilang. Isi Manual bukan pengganti permanen — kalau lain kali Anda punya dokumennya (foto/PDF/CSV), tekan Dari File untuk kembali ke mode unggah otomatis. Pilih mode sesuai yang lebih cepat untuk Anda saat itu.

Kalau channel-nya Cash atau GrabFood, entrinya ditandai

Cash dan GrabFood biasanya punya dokumen (foto bukti setoran / laporan PDF). Jadi kalau Anda menyimpan tanpa dokumen di kedua channel ini, muncul peringatan kuning sebelum tombol simpan:

Ini bukan error dan tidak menghalangi Anda menyimpan. Entrinya tersimpan normal dan tetap dihitung. Bedanya, catatan baris itu otomatis diberi tanda "⚠️ Tanpa lampiran bukti (isi manual)", supaya Manajer/Keuangan bisa memisahkan mana setoran yang ada buktinya dan mana yang belum saat memeriksa rekonsiliasi.

🎓 Kenapa boleh disimpan tanpa bukti?

Dulu Cash & GrabFood ditolak kalau tidak ada dokumen. Akibatnya, kalau bukti belum di tangan, penjualannya sering tidak jadi dicatat sama sekali — dan penjualan yang hilang jauh lebih berbahaya daripada penjualan yang tercatat tapi belum ada buktinya (penjualan adalah pembagi Food Cost %, jadi angka yang hilang membuat Food Cost % terlihat lebih buruk dari kenyataan).

Sekarang aturannya: catat dulu, ditandai, lengkapi buktinya belakangan.

Untuk channel GoFood, ShopeeFood, QRIS-Gopay, QRIS-ShopeePay tidak ada tanda ini — channel tersebut memang bisa diisi manual sejak awal.

Channel Cash: foto bukti setoran (dibaca otomatis)

Untuk uang tunai (Cash) yang Anda setor ke rekening, aplikasi membaca foto bukti transfer secara otomatis: nominal, nomor rekening tujuan, nama pemilik, dan tanggal — Anda tinggal memeriksa lalu menyimpan. Tim Warung bisa memproses foto ini sendiri — tidak perlu lagi menyerahkannya ke Admin/Keuangan untuk diunggah.

🎓 Pahami dulu: kenapa rekening tujuan diperiksa

Analogi sederhana

Bayangkan uang laci warung disetor ke bank. Yang benar, uang itu masuk ke rekening resmi warung. Kalau ada yang diam-diam mentransfer ke rekening pribadi, itu tanda bahaya. Aplikasi membandingkan rekening tujuan di foto dengan daftar rekening resmi outlet dan memberi tanda warna — supaya selisih setoran cepat ketahuan.

Tiga tanda status rekening

🟩 Rekening sesuaiCocok dgn daftar resmi

🟥 TIDAK COCOKBukan rekening resmi

🟨 Belum terdaftarDaftar rekening kosong

Kenapa penting?

Status dicap otomatis oleh server dan tidak bisa Anda ubah dari form — jadi tanda 🟥 tidak bisa dihapus dengan mengetik. Setoran yang TIDAK COCOK tetap bisa disimpan, tapi ditandai supaya diperiksa. Inilah pengaman agar tidak ada uang setoran yang nyasar ke rekening pribadi tanpa ketahuan.

Foto tidak wajib — tapi entri tanpa foto ditandai. Kalau bukti transfernya belum ada (mis. baru disetor, strukanya menyusul), Anda tetap bisa menyimpan: tekan Isi Manual, ketik Amount NET, dan isi Rekening tujuan setoran kalau tahu. Muncul peringatan kuning "⚠️ Disimpan tanpa lampiran bukti" — ini bukan error, entrinya tersimpan normal. Bedanya, catatan barisnya diberi tanda "⚠️ Tanpa lampiran bukti (isi manual)" supaya Manajer/Keuangan mudah mengeceknya ulang saat rekonsiliasi. Kalau fotonya sudah ada, tekan Dari File dan proses seperti biasa. Foto yang sama tetap ditolak (mencegah dobel hitung), sama seperti file CSV.

Channel GrabFood: laporan PDF (dibaca otomatis)

Untuk GrabFood, aplikasi membaca laporan PDF yang Anda unduh dari aplikasi GrabMerchant: penjualan bersih (NET), angka kotor (gross), dan tanggal — Anda tinggal memeriksa lalu menyimpan, tanpa mengetik angka dari PDF satu per satu. Sama seperti Cash, Tim Warung bisa memproses laporan GrabFood sendiri.

PDF tidak wajib; pembacaan otomatis butuh internet. Kalau pembacaan otomatis gagal (mis. internet bermasalah) atau PDF-nya belum diunduh, form tetap bisa diisi manual — tekan Isi Manual, ketik Amount NET dan tanggalnya sendiri, lalu simpan. Sama seperti Cash, muncul peringatan kuning "⚠️ Disimpan tanpa lampiran bukti" dan catatan barisnya ditandai "⚠️ Tanpa lampiran bukti (isi manual)" — tersimpan normal, hanya ditandai agar mudah dicek ulang. Laporan PDF yang sama tetap ditolak (mencegah dobel hitung), sama seperti file CSV dan foto Cash.

Tab "Pelacakan": pantau penjualan sudah masuk belum (per hari & per channel)

Di halaman Penjualan ada dua tab: Riwayat Entri (daftar penjualan seperti di atas) dan Pelacakan. Tab Pelacakan menampilkan kotak-kotak seperti kalender — kolom adalah tanggal (1 sampai akhir bulan), baris adalah channel (Cash, GrabFood, GoFood, ShopeeFood, QRIS-Gopay, QRIS-ShopeePay, plus channel kustom apa pun yang aktif), plus satu baris Total di paling bawah. Channel kustom yang pernah punya penjualan lalu dinonaktifkan tetap muncul barisnya, supaya riwayat penjualannya tidak hilang dari pantauan. Tiap kotak menunjukkan penjualan hari itu per channel, dan warnanya menandakan status pencatatannya. Saringan Warung dan Periode di atas tab berlaku untuk kedua tab.

🎓 Pahami dulu: arti 4 warna kotak Pelacakan

Analogi sederhana

Bayangkan Anda punya buku absen harian. Tiap hari Anda mencoret kotak hari itu kalau laporan penjualannya sudah masuk. Kotak yang kosong berarti hari itu belum diisi. Tab Pelacakan adalah buku absen itu — tapi otomatis dan per channel, jadi Anda langsung tahu hari & channel mana yang masih bolong.

Empat warna status

Warna latar kotak mengikuti status pencatatan penjualan hari itu per channel. Warnanya dipilih ramah buta-warna (tidak memakai pasangan hijau–merah yang gampang tertukar), jadi keempat status tetap bisa dibedakan:

Abu-abu — Belum diinputChannel itu di hari itu belum ada datanya

Kuning (amber) — Sudah diinputSudah dicatat, belum direkonsiliasi

Hijau-toska (teal) — Sudah direkonsiliasiSudah dicocokkan dgn mutasi bank

Oranye-merah — Perlu dicekAda tandanya perlu diperiksa

Angka di dalam kotak (mis. Rp12,6M) tetap terbaca jelas di atas warna latarnya, dan keterangan warna (legenda) selalu tampil di bawah kalender — warna kotak dan warna di legenda selalu sama.

Baris Total: warnanya mengikuti yang "paling parah"

Baris Total di bawah menjumlahkan semua channel di hari itu. Warnanya memakai aturan "yang paling parah menang": kalau salah satu channel hari itu Perlu dicek (oranye-merah), maka kotak Total hari itu ikut oranye-merah. Kotak Total hanya hijau-toska kalau semua channel yang sudah diinput hari itu sudah direkonsiliasi. Jadi baris Total adalah ringkasan satu pandang untuk satu hari.

Kenapa penting?

Tab ini membantu Anda tidak bolong — dengan sekali lihat Anda tahu hari & channel mana yang belum diinput (kotak abu-abu), jadi tidak ada penjualan yang tertinggal. Status direkonsiliasi (hijau-toska) dan perlu dicek (oranye-merah) bukan diatur dari sini — itu hasil pencocokan dengan mutasi bank yang dilakukan di halaman Rekonsiliasi Bank. Tab Pelacakan hanya menampilkan status itu supaya mudah dipantau.

Status "sudah direkonsiliasi" / "perlu dicek" bukan diatur dari sini. Kotak hijau-toska (sudah direkonsiliasi) dan oranye-merah (perlu dicek) adalah hasil pencocokan penjualan dengan uang masuk di bank (rekonsiliasi). Pengaturannya ada di halaman Rekonsiliasi Bank, bukan di tab Pelacakan. Tab ini hanya menampilkan status itu supaya gampang dipantau per hari.

Mencari & memeriksa penjualan yang sudah tercatat

Halaman Penjualan menampilkan daftar semua penjualan yang sudah masuk, sehingga Anda bisa mengeceknya kapan saja:

• Kotak pencarian — ketik untuk menyaring daftar (mis. nama channel atau penginput).
• Pilihan Periode — pilih bulan (yyyy-MM) yang ingin Anda lihat.
• Pilihan Warung — pilih warung yang ingin ditampilkan.
• Judul kolom bisa diurutkan — tekan judul kolom (ada tanda ↕) untuk mengurutkan daftar, mis. dari Tanggal terbaru atau NET terbesar.
• Halaman di bagian bawah — kalau datanya banyak, gunakan tombol halaman di bawah daftar untuk berpindah halaman.

Membatalkan entri yang salah (Void)

Kalau ada entri penjualan yang salah catat (mis. channel keliru, angka dobel, atau hari itu ternyata tidak ada penjualan), Manajer ke atas bisa membatalkan entri itu dari daftar Riwayat Entri. Pembatalan menghapus entri itu dari total penjualan bulan ini — jadi angka food cost tetap benar.

Staf tidak bisa membatalkan. Tombol Kelola hanya bisa dipakai oleh Manajer, Admin, Keuangan, atau Owner. Kalau Anda staf dan menemukan entri salah, hubungi manajer Anda — pembatalan sengaja dibatasi ke peran yang berwenang, supaya catatan penjualan tidak mudah diubah sembarangan.

Bukan untuk hapus harian. Pembatalan dipakai untuk mengoreksi kesalahan (entri dobel, channel salah), bukan untuk menghapus penjualan yang memang terjadi. Kalau hari itu benar ada penjualan, jangan dibatalkan — angka itu milik laporan bulan ini.