Mengelola Data Master (Outlet, Grup, Item, Vendor & Kas)

Data Master adalah grup menu di sidebar kiri (di bawah Laporan & Keuangan) tempat Anda mengelola semua data dasar bisnis Anda — outlet (warung), grup outlet, item/bahan, vendor, kategori biaya, kontak, kas per-outlet, serta aset modal (depresiasi renovasi & amortisasi sewa). Setiap jenis data kini punya halamannya sendiri (bukan lagi satu halaman panjang), jadi tiap daftar lebih cepat dibuka dan punya kotak cari, urutkan kolom, filter, dan halaman sendiri. Semua halaman ini hanya bisa dibuka oleh Admin dan Owner — peran lain melihat menunya tetapi mendapat pesan "Akses ditolak" saat membukanya.

Navigasi cepat

Buka grup Data Master di sidebar, lalu pilih halaman yang Anda butuhkan:

Baru pertama kali? Mulai dari Outlet & Grup (buat outlet dulu), lalu Item & Satuan, baru sisanya. Sudah paham? Langsung pilih menu yang Anda perlu.

🎓 Pahami dulu: kenapa outlet baru langsung siap pakai

Analogi sederhana

Bayangkan setiap grup punya satu buku resep & harga standar. Saat Anda membuka outlet baru di grup itu, outlet tersebut otomatis ikut memakai buku yang sama — Anda tidak perlu menyalin apa pun. Kalau nanti harga standar di grup diubah, semua outlet di grup itu langsung ikut berubah.

Cara kerjanya: membuka outlet baru

Buat outletIsi kode, nama, pilih grup

Masuk ke grupMewarisi semua default grup

Langsung siapTanpa setel ulang apa pun

Kenapa penting?

Karena outlet baru mewarisi katalog, harga standar, dan pengaturan dari grupnya, membuka cabang baru cukup satu langkah — buat barisnya, selesai. Tidak ada lagi salin-menyalin pengaturan yang rawan salah. Setiap perubahan di sini (buat, ubah, hapus) tercatat di audit.

Menambah outlet baru

Kalau muncul pesan "Nama outlet sudah dipakai outlet aktif lain", berarti sudah ada outlet aktif dengan nama itu — pakai nama lain (nama outlet yang sudah dihapus boleh dipakai lagi).

Mengubah, memindahkan, & menghapus outlet

Di kolom Kelola (paling kanan tiap baris) ada tombol Nonaktifkan/Aktifkan dan sebuah menu titik-tiga ⋯ yang berisi Edit dan Hapus. Tekan ⋯ untuk membukanya.

Pola yang sama di semua daftar. Outlet, item, vendor, kategori, dan rekening memakai bentuk yang sama: Nonaktifkan/Aktifkan sebagai tombol yang terlihat, lalu Edit dan Hapus di dalam menu ⋯. Kalau Anda mencari tombol Edit/Hapus dan tidak menemukannya di baris, buka menu ⋯ dulu.

• Edit — ganti Nama Warung, pindahkan ke grup lain (lewat pilihan Pindahkan Grup), ubah Cabang POS, atau atur Geofence Absensi (lihat di bawah). Kode outlet tidak diubah di sini.
• Nonaktifkan — outlet berhenti menerima entri baru tapi tetap tersimpan beserta riwayatnya. Statusnya berubah jadi Non-aktif. Tekan Aktifkan untuk menyalakannya kembali.
• Hapus — menyembunyikan outlet dari daftar (datanya tidak hilang, masih bisa dipulihkan). Kalau outlet sudah punya data transaksi, hapus akan ditolak — gunakan Nonaktifkan saja supaya riwayatnya tetap utuh.

Nonaktifkan vs Hapus. Outlet yang sudah pernah dipakai mencatat pembelian/penjualan sebaiknya dinonaktifkan, bukan dihapus — supaya laporan lama tetap bisa dibaca.

Geofence Absensi (opsional)

Di dalam dialog Edit outlet ada bagian Geofence Absensi (opsional) — isi Lintang (lat), Bujur (lng), dan Radius (meter) untuk menandai lokasi fisik outlet. Kalau Anda sedang berada di outlet, tekan 📍 Gunakan lokasi saat ini untuk mengisi lat/lng otomatis dari GPS perangkat Anda, lalu isi radius (mis. 100 meter). Tekan Kosongkan untuk mematikan geofence lagi.

Mengelola grup outlet

Di bagian Grup/Kelompok Outlet Anda bisa membuat grup baru (ketik nama → Buat grup), mengganti nama grup, dan menghapus grup.

• Mengganti nama grup — tekan menu titik-tiga ⋯ di baris grup lalu Edit, ketik nama baru, Simpan perubahan. Mengganti nama tidak mengubah id grup dan tidak memindahkan outlet — semua outlet di dalamnya tetap di grup itu, jadi aman dilakukan kapan saja (bahkan saat grup masih berisi outlet aktif).
• Menghapus grup — sebuah grup tidak bisa dihapus selama masih punya outlet aktif di dalamnya. Pindahkan dulu outlet-outletnya ke grup lain (lewat Edit → Pindahkan Grup pada baris outlet), baru tombol Hapus-nya hidup.

Mengelola item / bahan

Di bagian Item / Bahan Anda mengelola katalog bahan tenant — cabe, ayam, minyak, gas, kemasan, dan seterusnya. Setiap item punya Kode Item (kode singkat yang Anda tentukan, misal RM001), nama, kategori, dan satu Satuan Dasar (gr, ml, pc, kg, atau pack) — satuan terkecil yang dipakai semua perhitungan nanti. Pilih satuan yang paling pas dengan barangnya: misal LPG dihitung per kg, teh daun atau tisu per pack.

🎓 Pahami dulu: rantai satuan (UOM)

Analogi sederhana

Anda membeli minyak per dus, tapi memasak dihitung per ml. Supaya sistem tahu "1 dus itu berapa ml", Anda cukup memberi tahu setiap tingkat satu kali: 1 dus = 6 pouch, 1 pouch = 2 liter, 1 liter = 1000 ml. Dari situ sistem menghitung sendiri berapa ml di dalam satu dus — Anda tidak perlu menghitung manual.

Cara kerjanya: rantai satuan dihitung otomatis

Satuan beli bertingkatdus → pouch → liter → ml

Konversi ke IndukIsi pengali tiap tingkat

Konversi ke DasarDihitung otomatis: 1 dus = 12.000 ml

Anda hanya mengisi Konversi ke Induk (pengali ke satu tingkat di atasnya). Konversi ke Dasar — berapa satuan dasar di dalam satu satuan beli — dihitung otomatis dengan mengalikan rantainya: liter = 1000, pouch = 2.000, dus = 12.000.

Kenapa penting?

Karena tim warung memesan dan membeli dalam satuan yang mereka pakai (dus, sak, karung), tapi semua perhitungan biaya & stok memakai satuan dasar yang konsisten. Tanpa rantai satuan, angka HPP & opname bisa salah berkali-kali lipat.

Menambah item baru

Satuan Dasar tidak bisa diubah setelah item punya rantai satuan — supaya semua konversi yang sudah dihitung tetap benar. Kalau salah pilih, nonaktifkan item lalu buat yang baru.

Kalau muncul peringatan "Item serupa sudah ada"

Supaya katalog tidak kembali penuh duplikat, sistem memeriksa nama setiap kali Anda menyimpan item baru. Kalau di kategori yang sama sudah ada item aktif dengan nama yang pada dasarnya sama — beda huruf besar/kecil, beda spasi, atau cuma beda ukuran kemasan (LPG, lpg, LPG 12 kg, LPG 50 kg dianggap sama) — formulirnya tidak langsung menyimpan. Yang muncul:

Item serupa sudah ada: LPG (RM036). Tetap buat item baru?

Ini peringatan, bukan penolakan — isian Anda tetap utuh di formulir. Dua pilihan:

• Memang duplikat → tutup formulirnya dan pakai item yang sudah ada. Kalau ukuran kemasannya yang beda, tambahkan saja satuan beli baru pada item itu (lihat Mengatur rantai satuan) — jangan bikin item baru.
• Memang beda barang → centang Ya, tetap buat, lalu tekan Simpan item lagi. Itemnya tersimpan seperti biasa.

Beberapa hal yang tidak memicu peringatan ini: nama sama di kategori berbeda (LPG di Gas vs di Food), nama yang batangnya memang beda (LPG Regulator, Beras Ketan), dan item yang sudah dinonaktifkan atau dihapus — semuanya tetap tersimpan tanpa peringatan.

Mengatur rantai satuan (UOM)

Pada baris item, tekan Rantai Satuan untuk membuka pengaturan satuan beli:

Kalau muncul pesan seperti parent_unit "..." tidak punya baris di item ini, berarti satuan induk yang Anda tulis belum ada barisnya — tambahkan dulu satuan induknya, atau betulkan ejaannya. Selama bermasalah, angka lama tidak ditimpa.

Item dwi-satuan (beli per ekor, harga per kg)

Beberapa bahan — contoh khas: ayam — dibeli dalam jumlah ekor tapi ditagih supplier dalam kilogram, dan berat per ekor selalu berbeda-beda tiap kirim (tidak ada angka konversi tetap seperti rantai satuan biasa). Untuk bahan seperti ini, tandai itemnya dwi-satuan supaya form Pembelian & Terima Barang menampilkan kolom yang pas: jumlah ekor, berat total (kg), dan harga per kg dari faktur.

Pada form Tambah / ubah satuan beli di dalam dialog Rantai Satuan, centang:

Setelah disimpan, buka Pembelian (atau Terima Barang) dan pilih item tersebut — kolom Qty (ekor), Berat total (kg), dan Harga/kg langsung muncul menggantikan kolom qty/satuan biasa. Centang kosongkan lagi kapan saja kalau bahan itu ternyata tidak perlu dicatat dwi-satuan — riwayat pembelian yang sudah tercatat sebelumnya tidak berubah, hanya entri baru yang mengikuti pengaturan terbaru.

Hanya Admin/Owner yang bisa mengubah centang ini (sama seperti seluruh pengaturan Rantai Satuan) — peran lain hanya melihat form Pembelian mengikuti apa yang sudah diatur.

Mengubah, menonaktifkan, & menghapus item

Tindakan per item sama polanya dengan outlet: tombol Nonaktifkan/Aktifkan yang terlihat, lalu Edit (nama/kategori/harga) dan Hapus di dalam menu ⋯.

• Hapus ditolak selama item masih punya rantai satuan — hapus dulu satuan-satuannya, atau cukup Nonaktifkan item supaya riwayatnya tetap utuh.
• Kode item yang sudah dihapus boleh dipakai lagi; kode hanya harus unik di antara item yang masih aktif.

Mengisi stok awal item baru? Membuat item di sini belum memberinya stok — stok awalnya masih 0. Untuk mengisi jumlah fisik yang sudah ada di gudang, Tim Warung menghitungnya lewat Opname (item baru otomatis muncul di lembar Opname). Tidak ada kolom "stok awal" di formulir item — semua pengisian stok lewat satu pintu: Opname. Lihat Cara Input Opname → Mengisi stok awal untuk item baru.

Menggabungkan item duplikat

Kadang bahan yang sama persis tercatat sebagai beberapa item berbeda karena kemasannya beda saat dibeli — misal LPG 12 kg, LPG 5.5 kg, dan LPG 3 kg sengaja dicatat terpisah oleh orang yang berbeda, padahal seharusnya cukup satu item "LPG" dengan rantai satuan yang mencakup semua ukuran tabung itu. Daripada menghapus item-item yang berlebih (yang akan memutus riwayat pembeliannya), pakai Gabungkan Item — seluruh riwayat item duplikat dipindahkan ke item utama, baru item duplikatnya dinonaktifkan.

Pertanyaan paling sering: "kalau digabung, tim saya masih bisa beli per tabung 12kg / 5.5kg / 3kg?" — Masih bisa. Menggabungkan tidak menghapus ukuran kemasan: setiap satuan beli milik item duplikat ikut dipindahkan (diserap) ke item utama. Setelah digabung, tim warung memilih satu item LPG di form Pembelian, lalu tetap memilih ukuran yang benar-benar dibeli dari vendor setempat (tabung 12kg, tabung 5.5kg, tabung 3kg, kg, …) dari daftar satuan yang sama. Detail + satu syarat penamaan yang wajib diperiksa dulu: Ukuran kemasan tetap bisa dipakai.

🎓 Pahami dulu: apa yang sebenarnya terjadi saat digabung

Analogi sederhana

Bayangkan tiga kartu stok untuk Beras yang sama, hanya beda tulisan kemasan (5kg, 10kg, 25kg) karena tiga orang mencatatnya terpisah — solusinya bukan membuang dua kartu yang berlebih (riwayatnya hilang), tapi memindahkan semua catatan dari kartu-kartu itu ke satu kartu Beras yang benar, baru kartu yang berlebih itu disimpan sebagai arsip (dinonaktifkan, bukan dibuang).

Dan yang paling sering dikhawatirkan: pindah kartu tidak berarti kehilangan ukuran kemasan. Bayangkan ketiga kartu lama masing-masing punya catatan kecil "biasanya dibeli per sak 5kg" / "per sak 10kg" / "per sak 25kg" — catatan-catatan itu disalin ke kartu Beras yang benar sebelum kartu lamanya diarsipkan. Jadi satu kartu Beras kini punya semua pilihan ukuran, bukan cuma satu.

Cara kerjanya

Pilih Utama & Duplikatsatuan dasar harus sama

Pratinjau dululihat baris yang dipindah & satuan yang diserap

Satuan beli diserapsak 5kg / 10kg / 25kg pindah ke item utama

Konfirmasi & Gabungkanduplikat dinonaktifkan, riwayat pindah ke utama

Semua riwayat yang menunjuk ke item duplikat — pembelian, opname, resep, harga standar, vendor pilihan, riwayat stok, dan seterusnya — dipindahkan ke item utama. Baris yang kebetulan bentrok (misal opname periode & outlet yang sama tercatat di kedua item) digabungkan menjadi satu (dijumlahkan untuk resep, atau salah satu dipilih untuk opname — jelas terlihat di pratinjau sebelum Anda menekan Gabungkan). Item duplikatnya sendiri tidak dihapus — statusnya berubah jadi nonaktif, persis seperti tombol Nonaktifkan biasa, supaya kode & riwayat lamanya tetap bisa ditelusuri.

Satuan beli ikut pindah, bukan hilang. Selain riwayat, setiap satuan beli milik item duplikat (sak 5kg, sak 10kg, sak 25kg, …) disalin ke item utama — lengkap dengan angka konversinya, jadi tim warung tetap bisa mencatat pembelian dalam ukuran kemasan yang benar-benar dikirim vendor. Setelah digabung, rantai satuan item utama berisi gabungan satuan miliknya sendiri + satuan dari semua duplikat. Yang tidak disalin hanyalah satuan yang namanya sudah ada di item utama — itu dilewati (bukan ditimpa), dan pratinjau menyebut satuan mana saja yang dilewati.

Kenapa penting?

Karena menggabungkan memindahkan angka stok & biaya, bukan sekadar mengganti nama — kalau item duplikat kebetulan pernah dihitung di Opname periode yang sudah ditutup, Stok Akhir periode itu bisa berubah (dan HPP periode itu ikut naik/turun mengikuti koreksi). Ini bukan kesalahan — satu tumpukan fisik yang tadinya tercatat dua kali kini dihitung sekali dengan benar — tapi karena menyentuh angka yang sudah dilaporkan, dialognya sengaja meminta konfirmasi kedua khusus untuk kasus ini (lihat langkah 3 di bawah).

Satu hal yang perlu diperiksa DULU: nama satuannya

Karena satuan yang namanya sama dilewati (bukan digabung), dua item duplikat yang sama-sama menamai satuannya sak — padahal yang satu berarti 25kg dan yang lain 50kg — hanya akan menyisakan satu sak di item utama; yang kedua dilewati, dan ukuran 50kg-nya tidak ikut terbawa. Sistem hanya membandingkan nama satuannya, bukan angka konversinya. Maka sebelum menggabungkan, pastikan tiap ukuran kemasan punya nama yang berbeda dan jelas (sak 25kg dan sak 50kg, bukan dua-duanya sak). Cara memeriksanya ada di langkah pratinjau — baris "Satuan beli dilewati (sudah ada)" adalah tempat masalah ini terlihat, sebelum Anda menekan Gabungkan.

Sudah pernah dipakai di Resep (BOM)? Baris resep yang menunjuk ke item duplikat ikut dipindahkan ke item utama secara otomatis — tidak perlu menyusun ulang resep manapun setelah menggabungkan.

Ukuran kemasan tetap bisa dipakai setelah digabung

Ini bagian yang paling sering ditanyakan tim warung, jadi kita lihat contoh utuhnya. Misalkan sebelum digabung katalog Anda seperti ini — empat item terpisah, masing-masing hanya tahu satu ukuran kemasan:

Gabungkan ketiga yang bawah ke item Beras 5kg lalu ganti namanya jadi Beras — hasilnya satu item yang mengenal semua ukuran:

Jadi di form Pembelian, tim warung memilih satu item Beras, lalu memilih ukuran yang benar-benar dikirim vendor hari itu dari daftar satuan — vendor A kirim sak 25kg, vendor B kirim sak 50kg, keduanya tetap bisa dicatat apa adanya:

Yang berubah bagi tim warung hanyalah: dulu mereka mencari item yang namanya cocok dengan kemasannya (Beras 25kg), sekarang mereka memilih Beras lalu memilih ukurannya di kolom Satuan Beli. Angka HPP & stok tetap benar karena setiap ukuran membawa konversinya sendiri ke Satuan Dasar (gr).

Perlu ukuran kemasan BARU yang belum pernah ada? Tidak perlu membuat item baru lagi — cukup tambahkan satuan beli baru pada item Beras (misal vendor baru mulai mengirim sak 20kg). Membuat item terpisah per kemasan adalah kebiasaan yang justru menciptakan duplikat baru.

Mengelola vendor / supplier

Di bagian Vendor Anda mendaftar supplier tempat warung berbelanja — beserta Kontak/PIC, Tempo Bayar (hari), Rekening Pembayaran (nomor rekening tujuan transfer), dan catatan pembayaran. Daftar ini dipakai nanti saat mencatat pembelian dan membayar vendor.

Setiap vendor punya tombol Nonaktifkan/Aktifkan yang terlihat, lalu Edit dan Hapus di dalam menu ⋯ — sama polanya dengan outlet & item. Nama vendor yang sudah dihapus boleh dipakai lagi.

Vendor↔Item & Vendor Pilihan

🎓 Pahami dulu: 'pemasok' vs 'vendor pilihan'

Analogi sederhana

Untuk satu bahan, misalnya cabe, biasanya ada beberapa toko yang bisa memasoknya — itu Tautan Vendor↔Item (daftar siapa saja yang menjual bahan ini). Tapi di antara mereka, biasanya ada satu langganan utama yang paling sering dipakai — itu Vendor Pilihan (satu saja per bahan).

Cakupan: berlaku untuk semua outlet, satu grup, atau satu outlet?

Saat menautkan vendor↔item, pilihan Cakupan menentukan ke mana tautan itu berlaku:

Cakupan	Berlaku untuk	Kapan dipakai
Tenant (semua outlet)	Semua outlet	Suplier yang sama untuk semua cabang (mis. "Gudang Pusat" yang kirim ke mana saja)
Grup	Outlet dalam satu grup	Suplier khusus untuk satu kelompok cabang
Outlet spesifik	Satu outlet saja	Cabang yang punya suplier sendiri (mis. pasar tradisional dekat outlet itu)

Tenant (semua outlet)Satu tautan → semua cabang ikut

GrupHanya outlet dalam grup itu

Outlet spesifikHanya satu outlet — menggantikan warisan

Penting — tautan outlet MENGGANTIKAN, bukan menambah. Kalau sebuah bahan sudah punya tautan di Tenant (semua outlet), lalu Anda menambah tautan Outlet spesifik untuk outlet tertentu, maka outlet itu hanya melihat tautan outlet-nya sendiri — tautan tenant tidak ikut digabung. Ini disengaja: cabang yang punya suplier sendiri melihat daftarnya sendiri, bukan campuran. Outlet lain yang tidak punya tautan sendiri tetap mewarisi tautan tenant seperti biasa.

Cara kerjanya

Tautan Vendor↔ItemBoleh banyak: semua toko yang memasok bahan ini

Vendor PilihanSatu saja: langganan utama bahan ini

Dipakai saat belanjaVendor pilihan muncul lebih dulu

Kenapa penting?

Tautan ini tidak membatasi belanja — Anda tetap boleh membeli dari vendor yang belum tertaut. Gunanya hanya mempermudah: vendor yang dikenal & vendor pilihan muncul lebih dulu saat mencatat pembelian, jadi lebih cepat dan lebih jarang salah pilih.

Di halaman Vendor ada dua tab di atas: Vendor (katalog supplier tadi) dan Vendor-Item. Semua tautan vendor↔item dan penanda vendor pilihan kini ada di satu tab Vendor-Item — tidak lagi dua daftar terpisah. Tekan tab Vendor-Item untuk membukanya.

Menautkan banyak item ke satu vendor sekaligus

Tekan tombol Tambah Link di atas tabel. Satu dialog terbuka — Anda memilih vendor & cakupan sekali, lalu menambahkan beberapa item dalam satu kali simpan:

Menandai vendor pilihan lewat menu Kelola

Vendor pilihan tidak lagi punya formulir sendiri. Sekarang: tautkan dulu vendor itu ke item-nya (langkah di atas), lalu pada baris tautan yang mau diutamakan, buka menu ⋯ (Kelola) dan tekan Jadikan Pilihan. Baris itu langsung mendapat badge ★ Pilihan, dan badge berpindah dari vendor pilihan lama (hanya satu vendor pilihan per item). Untuk menghapus sebuah tautan, gunakan Hapus di menu yang sama.

Kategori Biaya

Di bagian Kategori Biaya Anda mendaftar kategori pengeluaran untuk biaya operasional — misal Listrik, Gaji, Sewa. Setiap kategori punya Grup Biaya: Operasional atau Gaji.

Kalau ada salah ketik atau kategori perlu dipindah ke grup lain (misal dari Operasional ke Gaji), Anda tidak perlu hapus-buat ulang — tekan menu titik-tiga ⋯ di baris kategori lalu Edit, perbaiki nama/grup, Simpan perubahan. Kategori yang sudah dipakai di transaksi tetap utuh (id-nya tidak berubah). Tiap baris juga punya tombol Aktifkan/Nonaktifkan untuk menyembunyikannya tanpa menghapus.

Menghapus kategori hanya menyembunyikannya dari pilihan biaya baru — catatan biaya lama tidak ikut berubah. Nama kategori yang sudah dihapus boleh dipakai lagi.

Kontak / Notifikasi

Di bagian Kontak/Notifikasi Anda mendaftar penerima pesan (pengiriman PO & pengingat pembayaran) lewat Email dan WhatsApp. Setiap kontak punya Peran, Nama, Email, dan WhatsApp.

Ada tiga peran, dan peran menentukan pesan apa yang diterima kontak itu:

Pengingat pembayaran terkirim otomatis setiap pagi (08:00 WIB) ke kontak berperan admin, finance, dan pic pada outlet itu — berisi daftar PO yang sudah diterima tapi belum dibayar dan jatuh tempo ≤ 3 hari (atau sudah lewat). Jadi daftarkan minimal satu kontak dengan email/WhatsApp aktif, kalau tidak pengingat tidak terkirim untuk outlet itu.

Untuk mengganti nama, peran, email, atau WhatsApp seorang kontak, tekan menu titik-tiga ⋯ di barisnya lalu Edit, perbaiki isinya, Simpan perubahan. Tidak perlu hapus-buat ulang. Tiap baris juga punya tombol Aktifkan/Nonaktifkan untuk menyembunyikan kontak tanpa menghapusnya (berguna kalau orang itu sedang cuti/keluar tapi riwayat notifikasinya tetap harus terbaca).

Rekening Deposit & Pemegang Kas (per outlet)

Beda dengan yang lain: Rekening & Pemegang Kas khusus per outlet — tidak diwariskan dari grup. Pilih dulu Outlet-nya di atas tabel, lalu kelola isinya.

• Rekening Deposit — daftar rekening setoran yang sah untuk outlet itu (Nama Pemilik, Bank, No. Rekening, catatan). Nanti dipakai untuk mengecek setoran penjualan supaya rekening yang dipakai benar.
• Pemegang Kas — daftar orang yang memegang kas kecil di outlet itu (Nama Pemegang Kas, catatan, status aktif).

Pilih outlet lewat pemilih Outlet di tiap bagian; isinya akan ganti mengikuti outlet yang dipilih.

Untuk memperbaiki rekening (nama pemilik/bank/no. rekening) atau mengganti nama pemegang kas, tekan menu titik-tiga ⋯ di barisnya lalu Edit, perbaiki isinya, Simpan perubahan — tidak perlu hapus-buat ulang. Tiap baris Pemegang Kas juga punya tombol Aktifkan/Nonaktifkan untuk menonaktifkan pemegang kas tanpa menghapusnya.

Aset Modal — Depresiasi & Amortisasi

Di halaman Depresiasi & Amortisasi Anda mencatat aset mahal yang manfaatnya berlangsung banyak bulan — terutama Biaya Renovasi (misal renovasi dapur) dan Biaya Sewa (sewa ruko setahun). Karena manfaatnya bukan cuma satu bulan, biaya itu tidak dimasukkan sekaligus ke P&L — melainkan dibagi rata per bulan selama masa manfaatnya. Angka per bulan inilah yang muncul sebagai baris (-) Depresiasi Renovasi dan (-) Amortisasi Sewa di laporan Laba Rugi.

🎓 Pahami dulu: kenapa biaya mahal 'dibagi-bagi' per bulan

Analogi sederhana

Bayangkan Anda renovasi dapur Rp 12 juta, dan hasilnya akan dipakai 2 tahun (24 bulan). Kalau seluruh Rp 12 juta itu dicatat di bulan ini saja, laba bulan ini tiba-tiba rugi besar, padahal dapurnya akan terpakai sampai 2 tahun ke depan — tidak adil. Karena itu biaya itu dipotong tipis-tipis: Rp 12 juta ÷ 24 bulan = Rp 500.000/bulan. Setiap bulan P&L terpotong Rp 500.000 selama 24 bulan, jadi laba tiap bulan mencerminkan biaya dapur yang benar-benar dipakai bulan itu.

Cara kerjanya: biaya dialokasikan tiap bulan

Catat total biayamis. Renovasi Rp 12 juta

Bagi per bulan12 jt ÷ 24 bulan = Rp 500.000

Potong P&L tiap bulan(-) Depresiasi Renovasi tiap bulan

Dua jenis aset modal

Jenis	Contoh	Masa manfaat (usul)
Renovasi	Renovasi dapur, bangun meja, pasang exhaust	Sampai umur ekonomi bangunan (mis. 24 bulan), pilih yang lebih pendek antara umur vs sisa kontrak sewa
Sewa	Sewa ruko setahun	Sesuai durasi kontrak (mis. 12 bulan untuk sewa 1 tahun)

Kenapa penting?

Karena tanpa mencatat aset modal ini, baris (-) Depresiasi Renovasi dan (-) Amortisasi Sewa di Laba Rugi akan Rp 0 — sehingga laba terlihat lebih besar dari kenyataan (biaya mahal yang sebenarnya sedang dipakai tidak ikut dihitung). Mencatatnya di sini membuat setiap bulan P&L otomatis akurat.

Menambah aset modal

Kalau muncul pesan "Nama aset ini sudah dipakai aset aktif lain outlet tersebut", berarti sudah ada aset aktif dengan nama & jenis yang sama di outlet itu — pakai nama lain (nama aset yang sudah dihapus boleh dipakai lagi).

Mengubah & menghapus aset

Per baris ada menu ⋯ (kolom Kelola) berisi Edit dan Hapus — sama pola-nya dengan master lain.

• Edit — ubah Total Biaya, Periode Mulai, Jumlah Bulan, atau Catatan. Sistem menghitung ulang Per Bulan & Periode Selesai-nya. Jenis, Outlet, dan Nama Aset tidak bisa diubah lewat Edit — kalau perlu mengganti nama atau jenis, Hapus aset itu lalu buat yang baru.
• Hapus — menyembunyikan aset dari daftar. Setelah dihapus, aset itu berhenti mengurangi P&L dan namanya bisa dipakai lagi. Datanya tidak benar-benar hilang (masih bisa dipulihkan).

Bagi Hasil — Pembagian Laba per Outlet

Di halaman Bagi Hasil Anda mencatat siapa mendapat berapa bagian dari laba — misalnya Owner 75% dan PT MBS 25%. Tiap baris menyimpan satu partner, persentasenya (rasio 0–1, mis. 0,75 = 75%), cakupan-nya (satu outlet, satu grup, atau seluruh tenant), dan bulan mulai berlaku-nya. Data ini menyiapkan pembagian laba — angkanya dipakai nanti saat membuat laporan investor (laporan bagian tiap partner). Laporan Laba Rugi biasa berhenti di Laba Bersih dan tidak menampilkan pembagian ini.

🎓 Pahami dulu: kenapa persentase pakai 'bulan mulai berlaku'

Analogi sederhana

Bayangkan kesepakatan bagi hasil itu seperti kontrak yang bisa berubah di tengah jalan. Misalnya dari Januari pembagiannya Owner 75% / PT MBS 25%, lalu mulai Juli masuk partner baru sehingga jadi Owner 70% / PT MBS 20% / Investor 10%. Kesepakatan lama tidak dihapus — ia tetap berlaku untuk Januari–Juni. Yang Anda lakukan cuma menambah baris baru dengan bulan berlaku Juli. Jadi setiap bulan memakai kesepakatan yang benar-benar berlaku saat itu, dan laporan bulan lama tidak ikut berubah.

Cara kerjanya: persentase yang berlaku dipilih per bulan

Catat partner & %mis. Owner 0,75 · berlaku 2026-01

Total ≈ 100%semua partner sebaiknya jumlahnya ±100%

Dipakai di laporan investorbagian tiap partner dihitung dari laba

Cakupan: tenant, grup, atau outlet

Sama seperti pengaturan lain, bagi hasil bisa disetel di tiga tingkat, dan yang paling spesifik menang:

Cakupan	Untuk apa
Tenant	Default untuk semua outlet (mis. PT MBS 25%)
Grup	Untuk satu kelompok outlet
Outlet	Khusus satu outlet — menimpa default tenant/grup

Jadi cukup setel default di tingkat Tenant sekali; outlet yang butuh pembagian beda tinggal diberi baris Outlet sendiri untuk partner itu.

Kenapa total sebaiknya ≈ 100%?

Karena pembagian laba seharusnya habis dibagi ke para partner. Kalau jumlah semua persentase jauh dari 100% (di luar toleransi ±0,5%), sistem memberi peringatan — tapi tidak memblokir Anda menyimpan (kadang memang sengaja belum genap). Anggap peringatan itu pengingat untuk mengecek kembali angkanya.

Menambah bagi hasil

Kalau muncul pesan "Bagi hasil untuk partner & bulan berlaku ini sudah ada di cakupan tersebut", berarti sudah ada baris aktif dengan partner, cakupan, dan bulan berlaku yang sama — ubah baris yang ada (Edit) atau pakai bulan berlaku lain.

Mengubah pembagian mulai bulan tertentu

Untuk mengganti pembagian dari bulan tertentu, jangan ubah baris lama — tambahkan baris baru dengan bulan berlaku yang baru. Baris lama tetap utuh supaya laporan bulan-bulan yang sudah dibuat tidak ikut berubah.

Per baris ada menu ⋯ (kolom Kelola) berisi Edit dan Hapus — sama pola-nya dengan master lain:

• Edit — hanya untuk mengoreksi baris yang sama: ubah Persentase atau Catatan. Partner, Cakupan, dan Berlaku Mulai tidak bisa diubah lewat Edit (itu kunci baris) — untuk mengubah pembagian mulai bulan lain, buat baris baru.
• Hapus — menyembunyikan baris dari daftar (pembagian itu berhenti dipakai). Datanya tidak benar-benar hilang (masih bisa dipulihkan).

Sumber Penjualan — daftar channel penjualan

Menu Data Master → Sumber Penjualan berisi daftar aplikasi/channel tempat Anda berjualan — yang dipakai Tim Warung saat memilih Channel di halaman Penjualan. Dulu daftar ini terkunci di sistem; sekarang Anda bisa menambah channel baru sendiri begitu bisnis mulai berjualan di marketplace baru — tanpa menunggu tim teknis.

🎓 Pahami dulu: dua jenis sumber penjualan

Analogi sederhana

Bayangkan daftar pintu masuk uang ke warung Anda. Enam pintu sudah terpasang sejak awal (Cash, GrabFood, GoFood, ShopeeFood, QRIS-Gopay, QRIS-ShopeePay) — pintu-pintu ini dikunci permanen karena aplikasi sudah tahu cara membaca laporannya. Kalau Anda buka jalur jualan baru (misalnya Tokopedia), Anda memasang pintu sendiri — dan pintu baru itu isinya diketik manual, karena aplikasi belum kenal format laporannya.

Dua jenis, dua perlakuan

Jenis	Siapa yang buat	Bisa diubah?	Cara isi penjualannya
Bawaan (6 buah)	Sistem	Tidak	Unggah file (CSV/XLSX/PDF) atau foto — dibaca otomatis
Kustom (buatan Anda)	Anda	Ya	Ketik manual angka NET-nya

Tombol Kelola (⋯) pada baris Bawaan sengaja dimatikan — enam sumber itu tidak bisa diganti nama maupun dinonaktifkan, karena nama-nama itulah yang dipakai aplikasi untuk mencocokkan laporan dan mutasi bank.

Kenapa penting?

Nama sumber dipakai persis apa adanya di seluruh aplikasi — di laporan penjualan, di Rekonsiliasi Bank, dan di Laba Rugi. Jadi tulis nama yang rapi dan konsisten sejak awal (mis. Tokopedia, bukan tokped atau Toko Pedia).

Mengubah nama & menonaktifkan sumber kustom

Pada baris Kustom, tombol Kelola (⋯) aktif dan berisi Ubah nama. Di sebelahnya ada tombol Nonaktifkan / Aktifkan.

• Ubah nama — mengganti nama channel (mis. channel berganti merek). Penting: mengubah nama tidak mengubah data penjualan lama — angka yang sudah tercatat tetap memakai nama lamanya. Nama baru berlaku untuk pencatatan berikutnya.
• Nonaktifkan — channel berhenti muncul di pilihan Channel halaman Penjualan, tetapi barisnya tetap ada di daftar ini (status berubah jadi Nonaktif) dan seluruh penjualan lamanya tetap utuh — tidak ada data yang terhapus. Tekan Aktifkan kapan saja untuk memakainya lagi.

Tidak ada tombol Hapus di halaman ini — dan itu disengaja. Menonaktifkan sudah cukup untuk menghentikan pemakaian sebuah channel, sekaligus menjaga riwayat penjualannya tetap bisa dibaca di laporan.

Gunakan filter Jenis di kanan atas (Semua / Bawaan / Kustom) untuk menyaring daftar, dan kotak Cari nama sumber… untuk mencari cepat.