Mengelola Data Master (Outlet, Grup, Item, Vendor & Kas)

Halaman Data Master (menu Pengaturan → Data Master) adalah tempat Anda mengelola outlet (warung) dan grup/kelompok outlet untuk bisnis Anda. Di sinilah Anda membuka outlet baru, mengganti namanya, memindahkannya ke grup lain, menonaktifkan, atau menghapusnya. Halaman ini hanya bisa dibuka oleh Admin dan Owner.

🎓 Pahami dulu: kenapa outlet baru langsung siap pakai

Analogi sederhana

Bayangkan setiap grup punya satu buku resep & harga standar. Saat Anda membuka outlet baru di grup itu, outlet tersebut otomatis ikut memakai buku yang sama — Anda tidak perlu menyalin apa pun. Kalau nanti harga standar di grup diubah, semua outlet di grup itu langsung ikut berubah.

Cara kerjanya: membuka outlet baru

Buat outletIsi kode, nama, pilih grup

Masuk ke grupMewarisi semua default grup

Langsung siapTanpa setel ulang apa pun

Kenapa penting?

Karena outlet baru mewarisi katalog, harga standar, dan pengaturan dari grupnya, membuka cabang baru cukup satu langkah — buat barisnya, selesai. Tidak ada lagi salin-menyalin pengaturan yang rawan salah. Setiap perubahan di sini (buat, ubah, hapus) tercatat di audit.

Menambah outlet baru

Kalau muncul pesan "Nama outlet sudah dipakai outlet aktif lain", berarti sudah ada outlet aktif dengan nama itu — pakai nama lain (nama outlet yang sudah dihapus boleh dipakai lagi).

Mengubah, memindahkan, & menghapus outlet

Di setiap baris outlet ada tiga tindakan:

• Edit — ganti Nama Warung, pindahkan ke grup lain (lewat pilihan Pindahkan Grup), atau ubah Cabang POS. Kode outlet tidak diubah di sini.
• Nonaktifkan — outlet berhenti menerima entri baru tapi tetap tersimpan beserta riwayatnya. Statusnya berubah jadi Non-aktif. Tekan Aktifkan untuk menyalakannya kembali.
• Hapus — menyembunyikan outlet dari daftar (datanya tidak hilang, masih bisa dipulihkan). Kalau outlet sudah punya data transaksi, hapus akan ditolak — gunakan Nonaktifkan saja supaya riwayatnya tetap utuh.

Nonaktifkan vs Hapus. Outlet yang sudah pernah dipakai mencatat pembelian/penjualan sebaiknya dinonaktifkan, bukan dihapus — supaya laporan lama tetap bisa dibaca.

Mengelola grup outlet

Di bagian Grup/Kelompok Outlet Anda bisa membuat grup baru (ketik nama → Buat grup) dan menghapus grup. Sebuah grup tidak bisa dihapus selama masih punya outlet aktif di dalamnya — pindahkan dulu outlet-outletnya ke grup lain (lewat Edit → Pindahkan Grup), baru grupnya bisa dihapus.

Mengelola item / bahan

Di bagian Item / Bahan Anda mengelola katalog bahan tenant — cabe, ayam, minyak, gas, kemasan, dan seterusnya. Setiap item punya Kode Item (kode singkat yang Anda tentukan, misal RM001), nama, kategori, dan satu Satuan Dasar (gr, ml, pc, kg, atau pack) — satuan terkecil yang dipakai semua perhitungan nanti. Pilih satuan yang paling pas dengan barangnya: misal LPG dihitung per kg, teh daun atau tisu per pack.

🎓 Pahami dulu: rantai satuan (UOM)

Analogi sederhana

Anda membeli minyak per dus, tapi memasak dihitung per ml. Supaya sistem tahu "1 dus itu berapa ml", Anda cukup memberi tahu setiap tingkat satu kali: 1 dus = 6 pouch, 1 pouch = 2 liter, 1 liter = 1000 ml. Dari situ sistem menghitung sendiri berapa ml di dalam satu dus — Anda tidak perlu menghitung manual.

Cara kerjanya: rantai satuan dihitung otomatis

Satuan beli bertingkatdus → pouch → liter → ml

Konversi ke IndukIsi pengali tiap tingkat

Konversi ke DasarDihitung otomatis: 1 dus = 12.000 ml

Anda hanya mengisi Konversi ke Induk (pengali ke satu tingkat di atasnya). Konversi ke Dasar — berapa satuan dasar di dalam satu satuan beli — dihitung otomatis dengan mengalikan rantainya: liter = 1000, pouch = 2.000, dus = 12.000.

Kenapa penting?

Karena tim warung memesan dan membeli dalam satuan yang mereka pakai (dus, sak, karung), tapi semua perhitungan biaya & stok memakai satuan dasar yang konsisten. Tanpa rantai satuan, angka HPP & opname bisa salah berkali-kali lipat.

Menambah item baru

Satuan Dasar tidak bisa diubah setelah item punya rantai satuan — supaya semua konversi yang sudah dihitung tetap benar. Kalau salah pilih, nonaktifkan item lalu buat yang baru.

Mengatur rantai satuan (UOM)

Pada baris item, tekan Rantai Satuan untuk membuka pengaturan satuan beli:

Kalau muncul pesan seperti parent_unit "..." tidak punya baris di item ini, berarti satuan induk yang Anda tulis belum ada barisnya — tambahkan dulu satuan induknya, atau betulkan ejaannya. Selama bermasalah, angka lama tidak ditimpa.

Mengubah, menonaktifkan, & menghapus item

Tindakan per item sama polanya dengan outlet: Edit (nama/kategori/harga), Nonaktifkan/Aktifkan, dan Hapus.

• Hapus ditolak selama item masih punya rantai satuan — hapus dulu satuan-satuannya, atau cukup Nonaktifkan item supaya riwayatnya tetap utuh.
• Kode item yang sudah dihapus boleh dipakai lagi; kode hanya harus unik di antara item yang masih aktif.

Mengelola vendor / supplier

Di bagian Vendor Anda mendaftar supplier tempat warung berbelanja — beserta Kontak/PIC, Tempo Bayar (hari), Rekening Pembayaran (nomor rekening tujuan transfer), dan catatan pembayaran. Daftar ini dipakai nanti saat mencatat pembelian dan membayar vendor.

Setiap vendor punya tindakan Edit, Nonaktifkan/Aktifkan, dan Hapus — sama polanya dengan outlet & item. Nama vendor yang sudah dihapus boleh dipakai lagi.

Vendor↔Item & Vendor Pilihan

🎓 Pahami dulu: 'pemasok' vs 'vendor pilihan'

Analogi sederhana

Untuk satu bahan, misalnya cabe, biasanya ada beberapa toko yang bisa memasoknya — itu Tautan Vendor↔Item (daftar siapa saja yang menjual bahan ini). Tapi di antara mereka, biasanya ada satu langganan utama yang paling sering dipakai — itu Vendor Pilihan (satu saja per bahan).

Cara kerjanya

Tautan Vendor↔ItemBoleh banyak: semua toko yang memasok bahan ini

Vendor PilihanSatu saja: langganan utama bahan ini

Dipakai saat belanjaVendor pilihan muncul lebih dulu

Kenapa penting?

Tautan ini tidak membatasi belanja — Anda tetap boleh membeli dari vendor yang belum tertaut. Gunanya hanya mempermudah: vendor yang dikenal & vendor pilihan muncul lebih dulu saat mencatat pembelian, jadi lebih cepat dan lebih jarang salah pilih.

Di bagian Link Vendor↔Item & Vendor Pilihan:

• Tautkan sebuah vendor ke sebuah item (pilih Vendor + Item → Tambah link). Boleh menautkan banyak vendor ke satu item.
• Di bawahnya, Vendor Pilihan per Item — pilih Item lalu Vendor-nya, tekan Set vendor pilihan. Hanya satu vendor pilihan per item; menyetel ulang akan menggantikan yang lama (tidak menambah baris baru).

Kategori Biaya

Di bagian Kategori Biaya Anda mendaftar kategori pengeluaran untuk biaya operasional — misal Listrik, Gaji, Sewa. Setiap kategori punya Grup Biaya: Operasional atau Gaji.

Menghapus kategori hanya menyembunyikannya dari pilihan biaya baru — catatan biaya lama tidak ikut berubah. Nama kategori yang sudah dihapus boleh dipakai lagi.

Kontak / Notifikasi

Di bagian Kontak/Notifikasi Anda mendaftar penerima pesan (untuk pengiriman PO & pengingat nanti). Setiap kontak punya Peran (pic atau admin), Nama, Email, dan WhatsApp.

Rekening Deposit & Pemegang Kas (per outlet)

Beda dengan yang lain: Rekening & Pemegang Kas khusus per outlet — tidak diwariskan dari grup. Pilih dulu Outlet-nya di atas tabel, lalu kelola isinya.

• Rekening Deposit — daftar rekening setoran yang sah untuk outlet itu (Nama Pemilik, Bank, No. Rekening, catatan). Nanti dipakai untuk mengecek setoran penjualan supaya rekening yang dipakai benar.
• Pemegang Kas — daftar orang yang memegang kas kecil di outlet itu (Nama Pemegang Kas, catatan, status aktif).

Pilih outlet lewat pemilih Outlet di tiap bagian; isinya akan ganti mengikuti outlet yang dipilih.