Cara Menutup Periode (Gulirkan Saldo Awal ke Bulan Berikutnya)

Menutup periode ("tutup buku" bulanan) adalah tindakan mengakhiri satu bulan (periode) per outlet: saldo (stok & kas) dan Stok Awal Laba Rugi outlet itu digulung menjadi saldo awal bulan berikutnya, lalu periode dikunci supaya tidak bisa diubah lagi. Tidak ada data transaksi yang dihapus — semua pembelian, penjualan, biaya operasional, dan laporan POS bulan itu tetap tersimpan.

Dua langkah berurutan, satu outlet × satu periode: Bekukan P&L → Tutup Periode. Langkah 1 adalah syarat langkah 2. Tombolnya hanya muncul untuk Keuangan, Admin, dan Owner. Manager melihat "Akses ditolak"; Tim Warung (staff) tidak melihat menu ini.

Navigasi cepat

• Baru pertama kali? baca dari atas — mulai dari Pahami dulu.
• P&L sudah beku, mau menutup? loncat ke Langkah 2 — Tutup Periode.
• Ada kotak merah/kuning? lihat Peringatan yang mungkin muncul — bedakan penghalang (tombol terkunci) vs saran (tombol tetap menyala).
• Salah tutup? periode bisa dibuka kembali oleh Admin Platform.

Sekilas: tiap langkah menjawab apa

🎓 Pahami dulu: apa yang terjadi saat periode ditutup

Analogi sederhana

Bayangkan menutup buku kas bulanan di warung. Di akhir bulan Anda melakukan dua hal berurutan:

1. Patok angka akhir — Anda mencatat "bulan ini laba sekian, food cost sekian" di buku besar, lalu membekukan angka itu supaya tidak diubah-ubah.
2. Pindahkan saldo akhir jadi saldo awal bulan depan — sisa stok dan sisa kas di akhir bulan ini dituliskan sebagai saldo awal di lembar bulan depan, lalu lembar bulan ini dikunci supaya tidak diutak-atik lagi. Lembar aslinya tetap disimpan utuh di dalam buku — tidak ada yang dirobek atau dibuang.

Langkah-langkah ini tidak boleh dibalik: Anda tidak akan menggulung saldo sebelum angka akhir dipatok (dibekukan).

Cara kerjanya

Bekukan P&LAngka bulan dikunci (syarat 1)

Konfirmasi ganda + TutupGulung saldo & kunci periode

Periode selesaiSaldo awal bulan depan siap

Saat Anda menekan Tutup & Gulirkan Saldo, aplikasi — dalam satu langkah yang aman —

• menggulung saldo stok (per item) dan kas outlet menjadi baris saldo awal (OPENING) bulan berikutnya — tidak ada saldo yang hilang;
• menggulung Stok Awal Laba Rugi: nilai Stok Akhir bulan yang ditutup otomatis menjadi Stok Awal bulan berikutnya di halaman Food Cost dan Laba Rugi — jadi bulan depan tidak lagi mulai dari Rp0, dan Anda tidak perlu mengisinya manual;
• mengunci periode itu supaya data bulan tersebut tidak bisa diubah lagi (pembelian/penjualan/biaya baru untuk bulan yang sudah ditutup akan ditolak);
• mencatat semua ini di log audit (siapa, kapan, berapa baris saldo awal digulung).

Data transaksi tidak dihapus. Semua pembelian, penjualan, biaya operasional, dan laporan POS bulan itu tetap tersimpan dan tetap bisa dibaca di laporannya. Cadangan seluruh basis data ditangani otomatis oleh sistem di latar belakang — Anda tidak perlu mencadangkan apa pun secara manual sebelum menutup.

Kenapa konfirmasi ganda?

Walau tidak ada data yang dihapus, menutup periode tetap tindakan penting yang tidak bisa dibatalkan: ia memposting baris saldo awal bulan berikutnya dan mengunci bulan ini. Karena itu tombolnya dikunci sampai Anda dua hal sekaligus:

• mencentang "Saya memahami…", dan
• mengetik ulang periode yang tepat (mis. 2026-06).

Ini mencegah klik tidak sengaja — seperti meminta Anda mengetik ulang periode untuk memastikan Anda benar-benar bermaksud menutup bulan itu.

Sumber belajar

• Apa itu "tutup buku" / period close (akuntansi dasar, Inggris)
• Apa itu "saldo awal digulung" / opening balance roll-forward (Inggris)

---

Langkah 1 — Bekukan Laba Rugi (syarat)

Sebelum menutup, bekukan dulu Laba Rugi bulan itu dari menu Laporan & Keuangan → Laba Rugi (P&L). Angka yang dibekukan jadi acuan permanen untuk laporan investor & bagi hasil.

👉 Detailnya di panduan Cara Membekukan Laba Rugi (Snapshot P&L).

Kalau belum dibekukan, kotak "Tutup Periode" menampilkan peringatan: "Bekukan P&L dulu sebelum tutup periode." dan tombol tetap terkunci.

---

Langkah 2 — Tutup Periode

Buka menu Laporan & Keuangan → Tutup Periode, pilih Outlet dan Periode (bulan yyyy-MM). Di kotak 🔒 Tutup Periode — <outlet> (<periode>) Anda benar-benar menutup bulan. Tombol dikunci sampai P&L sudah beku dan Anda mengonfirmasi dua kali.

Kebal pengulangan. Menutup periode yang sudah ditutup tidak melakukan apa-apa — aplikasi mengembalikan hasil sebelumnya, saldo OPENING tidak diduplikasi walau tombol ditekan berulang.

---

Peringatan yang mungkin muncul

Ada dua jenis peringatan di kotak Status kesiapan — bedakan keduanya:

• Peringatan PENGHALANG (kuning, tombol terkunci) — periode belum siap ditutup. Selesaikan dulu, jangan paksakan.
• Peringatan SARAN (kuning muda, tombol tetap menyala) — periode bisa ditutup, tapi aplikasi ingin Anda memeriksa sekali lagi. Lihat Peringatan saran (bukan penghalang).

Peringatan penghalang — tombol terkunci

• ⚠ Bekukan P&L dulu sebelum tutup periode. → Langkah 1 belum dilakukan. Bekukan dulu Laba Rugi bulan itu.
• ⚠ Tidak bisa tutup periode: masih ada N tagihan belum lunas (total Rp…). Lunasi atau batalkan dulu. → Bulan ini masih punya utang tempo yang belum dibayar (pembelian atau biaya operasional dengan status Belum lunas). Bulan yang ditutup tidak boleh menyisakan utang terbuka — jadi selesaikan dulu: buka Pembayaran, lalu lunasi tiap tagihan, atau batalkan tagihan yang salah. Setelah tidak ada lagi tagihan belum lunas, tutup periode akan berjalan normal. (Aman: tutup periode berhenti sebelum apa pun digulung — tidak ada saldo yang berubah saat pesan ini muncul.)

Selama peringatan penghalang masih muncul, periode itu belum siap ditutup — tombol Tutup Periode tetap terkunci.

Peringatan saran (bukan penghalang)

Kadang aplikasi menampilkan peringatan kuning muda di atas baris kesiapan, TAPI tombol Tutup & Gulirkan Saldo tetap menyala. Ini bukan penghalang — aplikasi hanya ingin Anda memastikan sekali lagi sebelum melanjutkan. Penutupan tetap diperbolehkan (misalnya outlet baru yang sah untuk ditutup lebih awal walau belum ada transaksi).

• ⚠ Periode <periode> masih berjalan… → Anda memilih bulan yang masih berjalan (bulan ini). Biasanya periode baru ditutup setelah bulannya selesai — jadi periksa: apakah Anda benar-benar mau menutup bulan yang belum selesai? Jika ya (mis. ingin memakai saldo awal bulan depan segera), lanjutkan — tapi pastikan dulu semua transaksi bulan ini sudah terinput.
• ⚠ Periode ini belum punya transaksi sama sekali. → Outlet itu belum punya satupun transaksi di bulan yang dipilih (pembelian, penjualan, biaya, laporan POS). Boleh jadi outlet baru. Tetap bisa ditutup (tidak ada yang salah), tapi periksa apakah memang benar tidak ada transaksi — bukannya lupa menginput.

Kedua peringatan ini bukan kesalahan — tombol tetap menyala. Tutup periode hanya jika Anda sudah memastikan alasannya. Kalau salah tutup, periode bisa dibuka kembali oleh Admin Platform (super admin).

---

Catatan akses

Tutup Periode adalah tindakan keuangan — hanya Keuangan, Admin, dan Owner yang melihatnya. Manager yang membuka halaman ini melihat kartu "Akses ditolak" ("Anda tidak memiliki akses tutup periode untuk outlet mana pun."). Tim Warung (staff) tidak melihat menu Tutup Periode sama sekali.