Rekonsiliasi Bank (Cocokkan Mutasi Kredit → Penjualan)

Di halaman Laporan & Keuangan → Rekonsiliasi Bank di sidebar, Anda mencocokkan uang masuk di rekening bank dengan Penjualan yang sudah tercatat di sistem. Tujuannya satu: memastikan tiap rupiah dari platform (GrabFood, GoFood, ShopeeFood) atau setor-tunai benar-benar masuk ke rekening, dan tidak ada yang hilang/terselip di tengah jalan. Halaman ini hanya bisa dibuka oleh Admin Keuangan, Admin, dan Owner.

Halaman ini punya dua tab: Kredit (uang masuk — alur di bawah ini) dan Debit (uang keluar, untuk dicocokkan dengan Pembelian & Biaya nanti; lihat Tab Debit di akhir halaman).

Dari mana kolom "Channel"/"Kategori" dapat nilainya? Label channel (GrabFood, GoFood, Cash) di tab Kredit, dan kategori (Pembayaran Vendor, Biaya Admin Bank, dst.) di tab Debit, bukan ditebak sistem — keduanya berasal dari tabel Pola Mutasi Bank yang Anda isi di menu Data Master. Bila sebuah mutasi muncul dengan channel/kategori kosong / '(lainnya)', artinya Anda belum mengajari sistem kata kuncinya. Lihat Pola Mutasi Bank untuk menambahkan pola — sekali diisi, labelnya langsung berlaku untuk mutasi yang sudah diunggah maupun unggahan berikutnya (cukup muat ulang halaman ini, tidak perlu mengunggah ulang file).

🎓 Pahami dulu: ini pemeriksaan audit, BUKAN penghitungan

Apa yang REKONSILIASI BANK lakukan

Ia hanya menandai "mutasi kredit ini cocok dengan Penjualan ini" — mencocokkan, bukan menghitung ulang. Hasilnya muncul sebagai daftar pasangan untuk Anda periksa.

Apa yang TIDAK berubah

COGS / HPP tetapFood Cost tidak ikut bergerak sedikit pun.

Laba Rugi tetapPendapatan & biaya tidak diubah.

Hanya tanda cocokBank ↔ Penjualan ditandai, itulah semua.

Jadi aman melakukan rekonsiliasi kapan pun — angka Food Cost, HPP, dan Laba Rugi di laporan lain persis sama sebelum dan sesudah Anda menandai cocokan. Rekonsiliasi adalah lapisan pemeriksaan di atas data yang sudah ada, bukan bagian dari perhitungan food cost.

Cara mencocokkan

🧠 Simpan pola ini — ajari sistem dari sini, dibantu AI

Saat sebuah mutasi 🚩 Tidak cocok atau channelnya masih '(lainnya)', sering penyebabnya sederhana: sistem belum tahu kata kuncinya. Daripada pindah ke menu Pola Mutasi Bank dan mengetik ulang, Anda bisa mengajari sistem langsung dari baris itu dengan tombol 🧠 Simpan pola ini — dan AI menyiapkan isiannya untuk Anda.

Tombol ini muncul pada mutasi yang belum cocok di kedua tab:

• Tab Kredit — di samping baris 🚩 Tidak cocok (arah otomatis Kredit).
• Tab Debit — di kolom Aksi baris yang Belum dicocokkan (arah otomatis Debit).

Bila AI sedang tidak tersedia, jendela tetap terbuka dengan catatan "Saran AI tidak tersedia — isi pola secara manual." dan kolom Pola terisi keterangan mentah (Anda tinggal merapikannya). Jadi Anda tidak pernah terhalang — AI hanya mempercepat, bukan syarat.

Menyimpan pola hanya menambah satu baris aturan + catatan audit — COGS, HPP, dan Laba Rugi tetap tidak berubah, sama seperti seluruh rekonsiliasi.

Cocokkan manual — pilih Penjualannya sendiri

Kadang sebuah kredit memang punya Penjualan pasangannya, tetapi pencocokan otomatis tidak menemukannya — misalnya setoran yang masuk lebih lambat dari jendela waktu, nominal yang sedikit berbeda, atau keterangan bank yang tidak lazim. Untuk kasus begini Anda tidak perlu menunggu atau membuat pola: tekan Cocokkan manual dan pilih Penjualannya sendiri. Ini kembaran tombol Alokasi manual di tab Debit — bedanya di sini Anda memilih satu Penjualan, bukan beberapa nota.

Tombol Cocokkan manual muncul di samping setiap baris 🚩 Tidak cocok di tab Kredit (berdampingan dengan 🧠 Simpan pola ini).

Sama seperti seluruh rekonsiliasi: mencocokkan manual hanya menandai tautan — COGS, HPP, dan Laba Rugi tetap tidak berubah.

Tab Debit: sisi uang keluar (dicocokkan dengan pembelian & biaya)

Di bawah kartu unggah ada dua tab: Kredit (sisi penjualan di atas) dan Debit (sisi uang keluar). Satu unggahan mutasi membaca kedua sisi sekaligus baik uang masuk (kredit) maupun uang keluar (debit) — keduanya tersimpan ke tabel yang sama, lalu ditampilkan di tab masing-masing.

Tab Debit menampilkan setiap mutasi uang keluar dari rekening (mis. pembayaran ke vendor, biaya admin, bunga) yang akan dicocokkan dengan Pembelian dan Biaya (opex) yang sudah tercatat. Ringkasan di pojok atas menunjukkan "X mutasi debit siap dicocokkan" (jumlah baris debit untuk outlet & periode tersebut).

Cocokkan otomatis

Tekan tombol Cocokkan otomatis di atas tabel untuk menjalankan pencocokan dalam satu kali jalan. Sistem memeriksa setiap debit terhadap baris Pembelian dan Biaya yang belum dicocokkan di sekitar tanggal mutasi itu, dalam dua tahap:

1. Dari keterangan (remark) — jika keterangan memakai format WARUNG|VENDOR|TGL|PERIODE (mis. BENOWO|TOKOSONY|07,08,09|2026-06), sistem mencocokkan ke vendor dan tanggal yang disebut.
2. Dari jumlah (bundle) — jika keterangan tidak terbaca (umum untuk mutasi dari PDF/foto), sistem mencari kelompok baris biaya yang totalnya mendekati jumlah debit.

Baris yang berhasil dicocokkan berubah jadi ✅ Cocok. Sistem melaporkan ringkasan: "X cocok / Y ambigu / Z belum cocok".

BI-Fast / MDR / PPh = biaya, bukan selisih. Selisih kecil antara jumlah debit dan total baris biaya (paling banyak Rp 2.500 atau 1% dari total) dianggap biaya — bukan kekeliruan. Itulah mengapa mutasi platform seperti QRIS/BI-Fast tetap cocok meski ada potongan.

Yang perlu Anda periksa manual

• Ambigu — bila dua kelompok baris sama-sama mendekati satu debit, sistem tidak menebak dan menandainya "ambigu" agar Anda memastikan sendiri lewat Alokasi manual (lihat di bawah).
• Belum cocok — debit yang tidak memiliki baris biaya dalam jangka waktu tertentu dibiarkan apa adanya — cocokkan sendiri lewat Alokasi manual.

Alokasi manual (untuk debit ambigu atau belum cocok)

Bila ada debit yang belum otomatis cocok (ambigu, atau tidak ada keterangan WARUNG|VENDOR|TGL|PERIODE yang bisa dibaca sistem), Anda bisa membaginya ke beberapa nota secara manual.

1. Pada baris debit yang belum cocok, tekan Alokasi manual.
2. Di jendela yang terbuka, centang baris Pembelian atau Biaya yang dipakai untuk membayar debit itu (bisa lebih dari satu). Daftar hanya berisi baris PENDING dalam jangka waktu transfer.
3. Lihat kotak Σ pilih dan Sisa di bawah:
   • 🟢 dalam toleransi — sisa kecil (paling banyak Rp 2.500 atau 1% dari debit) dianggap biaya (BI-Fast / MDR / PPh), bukan selisih. Tombol Simpan alokasi menyala.
   • 🔴 di luar toleransi — periksa kembali nota yang dipilih; tambah atau kurangi hingga sisa masuk toleransi.
4. Tekan Simpan alokasi. Baris debit berubah jadi ✅ Cocok, dan tiap nota yang dipilih ditandai cocok.

Salah alokasi? Tekan Alokasi manual lagi lalu Batalkan alokasi — mutasi kembali ke "belum cocok" dan nota bisa dialokasikan ulang. Membandingkan ulang tidak menghapus data lama; ini hanya membatalkan tautan (audit aman, COGS / HPP / Laba Rugi tetap tidak berubah).

Bila periode sudah ditutup, alokasi manual ditolak — baris biaya periode itu sudah dipindahkan ke arsip. Jalankan rekonsiliasi sebelum tutup buku.

Sama seperti tab Kredit, pencocokan sisi debit adalah pemeriksaan audit murni — tidak mengubah COGS, HPP, atau Laba Rugi. Satu-satunya yang berubah adalah tanda recon_status pada baris biaya (menjadi cocok) dan catatan tautannya.

Status Rekonsiliasi & Verifikasi rekening penerima (anti vendor fiktif)

Tab Status Rekonsiliasi menampilkan setiap baris Pembelian dan Biaya untuk outlet & periode yang dipilih, beserta tanda statusnya berdampingan dengan mutasi debit yang ditautkan (jika ada). Tab ini hanya membaca data — tidak mengubah apa pun saat dibuka (lihat Verifikasi rekening penerima di bawah untuk satu-satunya aksi yang menandai baris). Di bagian atas ada ringkasan jumlah per status:

• 🟢 Sudah dicocokkan — baris sudah ditautkan ke sebuah mutasi debit.
• ⚪ Menunggu — baris belum dicocokkan (tidak ada bank_match aktif).
• 🚩 Ditandai — baris ditandai karena rekening penerima tidak cocok (lihat di bawah).

Setiap baris menunjukkan tanggal, vendor/penerima, jumlah, status, kolom Bukti Pembayaran, mutasi debit yang ditautkan (termasuk biaya admin bila ada sisa dalam toleransi), dan tanda rekening. Tabel bisa dicari, diurutkan, dan dipaginasi.

Kolom Bukti Pembayaran — bukti bayar yang sebenarnya

Kolom Bukti Pembayaran menunjukkan bagaimana baris itu benar-benar dibayar, dibaca langsung dari catatan pembayarannya sendiri (bukan ditebak dari nominal saja):

• "Dibayar via sumber dana · tanggal" — mis. Dibayar via Transfer/Bank · 2026-06-15. Untuk baris dari Pengadaan (PO), sumber dana diambil dari data pembayaran PO-nya.
• "Belum dibayar" — baris belum tercatat dibayar sama sekali.

Kenapa ini penting: sebelumnya pencocokan otomatis hanya melihat nominal nota — jadi pembelian yang dibayar tunai lewat Kas Kecil bisa ikut "cocok" dengan mutasi bank, padahal Kas Kecil tidak pernah melewati rekening bank. Sekarang sistem membaca bukti pembayaran yang sebenarnya: baris Kas Kecil otomatis tidak pernah ditawarkan sebagai calon cocokan debit bank (baik di Cocokkan otomatis maupun Alokasi manual), dan di antara beberapa calon yang nominalnya sama-sama pas, sistem memprioritaskan yang benar-benar dibayar lewat Transfer/Bank dengan tanggal & jumlah yang selaras dengan mutasinya. Baris yang belum dibayar tetap bisa dicocokkan seperti biasa — ini hanya membaca bukti, tidak pernah memblokir baris yang sah.

Bila muncul tanda 🚩 "Kas Kecil dicocokkan ke debit bank" di bawah baris Bukti Pembayaran, itu berarti ada baris Kas Kecil yang terlanjur tertaut ke sebuah mutasi debit — kombinasi yang seharusnya mustahil. Periksa ulang: kemungkinan salah pilih Sumber Dana saat mencatat, atau tautannya perlu dibatalkan lewat Alokasi manual → Batalkan alokasi pada tab Debit.

Seperti seluruh isi tab ini, Bukti Pembayaran hanya membaca data yang sudah ada — tidak ada tulisan baru, tidak ada migrasi skema. COGS, HPP, dan Laba Rugi tetap tidak berubah.

Verifikasi rekening penerima

Tombol Verifikasi rekening penerima memeriksa setiap baris yang sudah cocok: apakah rekening tujuan transfer sesuai dengan rekening terdaftar vendor (payout_account di data vendor)? Ini adalah lapisan anti-vendor-fiktif — mencegah dana dikirim ke rekening yang bukan milik vendor yang diberi nama.

• 🟢 Rekening cocok — baris tetap Sudah dicocokkan, tidak ada tanda.
• 🚩 Rekening tidak cocok — baris berubah jadi Ditandai. Berarti rekening penerima di mutasi berbeda dari rekening terdaftar vendor. Periksa ulang: mungkin data rekening vendor salah, atau ini benar transfer ke rekening asing yang perlu diteliti.
• Dilewati (tidak ditandai):
  • Baris Opex tanpa vendor (penerima hanya teks bebas, mis. PLN / sewa) — tidak ada rekening terdaftar untuk dibandingkan, jadi tidak ditandai.
  • Vendor yang rekeningnya belum diisi di data master — muncul catatan "Rekening vendor belum diisi" (bukan tanda 🚩). Isi dulu rekening vendor di menu Data Master → Vendor agar pemeriksaan berfungsi.

Rekening penerima dibaca dari keterangan mutasi. Verifikasi bekerja paling baik bila mutasi bank menyebut nomor rekening / nama pemilik rekening tujuan. Bila mutasi tidak menyebutkan rekening sama sekali, baris itu dilewati (bukan ditandai) — bukan tanda palsu.

Setelah rekening vendor diperbaiki di Data Master, tekan Bersihkan tanda pada baris yang ditandai — bila rekeningnya kini cocok, tanda dihapus dan baris kembali menjadi Sudah dicocokkan.

Seperti seluruh rekonsiliasi, verifikasi rekening adalah pemeriksaan audit murni — satu-satunya yang berubah adalah tanda recon_status (Sudah dicocokkan → Ditandai) dan kolom payout_flag. COGS, HPP, dan Laba Rugi tetap tidak berubah.

Bila periode sudah ditutup, tab Status menampilkan catatan bahwa baris biaya sudah dipindahkan ke arsip, dan verifikasi menolak berjalan — jalankan rekonsiliasi sebelum tutup buku.

Tanda cocokan permanen & idempoten

Menekan Cocokkan dua kali pada pasangan yang sama tidak menggandakan — sistem menyadari sudah dicocokkan dan menampilkan pesan "sudah tersimpan sebelumnya". Tiap kredit dicocokkan ke paling banyak satu Penjualan.

Kapan sebuah kredit "tidak cocok"

Baris 🚩 Tidak cocok biasanya berarti satu dari hal ini:

• Channelnya masih '(lainnya)' — sistem belum kenal kata kunci keterangannya. Ajari lewat 🧠 Simpan pola ini; begitu tersimpan, labelnya langsung berlaku dan pencocokan berjalan.
• Penjualan untuk kredit itu belum diinput ke sistem (input dulu di menu Penjualan, lalu kembali ke sini).
• Kredit itu bukan dari penjualan (mis. setor modal, transfer internal) — biarkan tidak tercocokkan, itu wajar untuk sisi penjualan.
• Tanggal/saluran terlalu jauh dari Penjualan (penyesuaian toleransi waktu & nominal diatur lewat Pengaturan override untuk admin/owner). Bila Penjualannya memang ada, cocokkan langsung lewat Cocokkan manual.